Guest Experience

Pre Check-in & Kiosk: l'ospite arriva già registrato

Wizard digitale per il pre-arrivo e totem self-service per il check-in autonomo

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6 step

Wizard pre-arrivo guidato

IT / EN

Interfaccia multilingue

0 code

Check-in autonomo al totem

Perché scegliere questo modulo

Link pre check-in via email

Invia all'ospite un link personalizzato e sicuro (UUID) per completare il pre check-in da casa, prima dell'arrivo. Ogni link è monouso e scade automaticamente dopo l'utilizzo.

Firma digitale integrata

L'ospite firma digitalmente il modulo di registrazione direttamente dal proprio smartphone o dal totem. La firma viene archiviata nella prenotazione con valore legale.

Totem self-service kiosk

Il totem fisico in reception permette all'ospite di completare il check-in autonomamente con identificazione tramite QR code o inserimento del cognome, senza attendere il personale.

Traduzione menu AI in inglese

L'AI integrata di INGENIA traduce automaticamente il menu del ristorante e le informazioni struttura in inglese per gli ospiti stranieri. Il totem si adatta alla lingua selezionata dall'utente.

Attrazioni locali con import Wikipedia

Il totem mostra le attrazioni turistiche locali con descrizioni e immagini importate automaticamente da Wikipedia. L'ospite può pianificare la propria visita direttamente al check-in.

Backoffice con stati e log eventi

Il pannello backoffice mostra lo stato di ogni pre check-in (inviato, completato, scaduto) e il log completo degli eventi del totem, esportabile in CSV per audit e reportistica.

Funzionalità

Tutto quello che puoi fare con Pre Check-in & Kiosk

Ogni funzionalità è integrata nativamente con il resto della piattaforma. Niente plugin, niente connettori fragili.

Wizard pre-arrivo 6 step

Il wizard guida l'ospite in 6 passaggi: dati personali, ospiti aggiuntivi, caricamento documenti, preferenze di soggiorno, firma digitale e schermata di completamento con riepilogo.

Link condivisibile UUID-secured

Ogni link pre check-in è univoco, generato con UUID e associato alla specifica prenotazione. Il link può essere inviato via email, SMS o QR code e scade dopo il completamento o la data di arrivo.

Lista backoffice con stati pre check-in

Il pannello backoffice mostra tutte le prenotazioni con lo stato del pre check-in: non inviato, inviato, completato, scaduto. Con un clic è possibile reinviare il link o visualizzare i dati compilati.

Invio email pre check-in automatico

Configura l'invio automatico del link pre check-in X giorni prima dell'arrivo. Il sistema invia il reminder e traccia se l'email è stata aperta e se il link è stato utilizzato.

Log eventi totem con export CSV

Ogni interazione sul totem viene registrata: avvio sessione, step completati, errori, check-in completati. Il log è esportabile in CSV per analisi operative e audit di sicurezza.

Configurazione kiosk e branding

Personalizza l'interfaccia del totem con logo, colori e immagini della struttura. Configura i contenuti mostrati: benvenuto, attrazioni, menu ristorante, servizi hotel e regole della struttura.

Traduzione menu AI e interfaccia multilingue

L'AI integrata di INGENIA traduce automaticamente i contenuti del totem in inglese. L'ospite seleziona la lingua preferita all'avvio e tutta l'interfaccia si adatta, compreso il menu del ristorante.

Attrazioni locali e prenotazione tavolo dal totem

Il totem mostra le attrazioni turistiche locali con import automatico da Wikipedia. L'ospite può anche prenotare un tavolo al ristorante direttamente dalla schermata del kiosk al momento del check-in.

I nostri ospiti adorano poter fare il check-in dal totem senza aspettare. Ma la vera svolta è il pre check-in via email: quando arrivano, troviamo già tutto compilato e la reception diventa una formalità di 30 secondi.

Chiara V.

Operations Manager

Domande frequenti

No. Il pre check-in avviene tramite una pagina web che si apre nel browser dello smartphone dell'ospite. Nessuna app da installare, nessuna registrazione richiesta: basta aprire il link ricevuto via email.

La firma digitale raccolta tramite Hotellia soddisfa i requisiti per la registrazione degli ospiti ai sensi della normativa alberghiera italiana. Per specifici obblighi contrattuali aggiuntivi, ti consigliamo di verificare con il tuo consulente legale.

Il totem richiede connessione internet per sincronizzare le prenotazioni e registrare i dati in tempo reale. In caso di interruzione della connessione, il totem mostra un messaggio di assistenza e invita l'ospite alla reception.

Sì. Il pannello backoffice mostra in tempo reale lo stato di ogni prenotazione: quanti link sono stati inviati, quanti completati e quanti in attesa. Puoi filtrare per data di arrivo e inviare reminder manuali.

Le descrizioni delle attrazioni vengono importate da Wikipedia e possono essere integrate manualmente con contenuti propri (foto, orari, link). L'aggiornamento automatico avviene periodicamente, ma hai sempre controllo manuale sui contenuti mostrati.

Sì. I dati inseriti dall'ospite nel wizard pre check-in (dati anagrafici, ospiti aggiuntivi, documenti, firma) confluiscono automaticamente nella prenotazione nel backoffice. Il personale trova tutto già compilato al momento dell'arrivo.