Guest Experience · Pre Check-in & Kiosk
Pre Check-in & Kiosk: l'ospite arriva già registrato
Wizard digitale per il pre-arrivo e totem self-service per il check-in autonomo
In pratica
Come lavora Pre Check-in & Kiosk nella giornata dell'hotel.
Adatto a hotel con arrivi concentrati, molti ospiti stranieri o arrivi serali, e a strutture che vogliono spostare la registrazione di dati, documenti e firma prima dell'arrivo o al totem, lasciando alla reception il controllo.
Quando confermi una prenotazione con email, l'ospite riceve un codice di check-in di otto caratteri con QR e il link al pre check-in. Se l'invito non è ancora partito, il sistema lo invia in automatico circa 48 ore prima dell'arrivo. Dal telefono l'ospite compila i dati di ogni persona, carica fronte e retro del documento e firma a schermo. Il link è firmato e scade dopo 72 ore.
Al totem in reception l'ospite tocca Check-in, inquadra il QR ricevuto via email o digita il codice. Il totem accetta arrivi di oggi e del giorno prima, mostra i dati già inseriti, chiede di completare quelli mancanti e di firmare con il consenso privacy. Alla fine la prenotazione passa in check-in. Chi arriva senza prenotazione cerca disponibilità, sceglie tipologia e trattamento e prenota direttamente dal totem.
In backoffice vedi gli arrivi dei prossimi giorni con lo stato del pre check-in: non iniziato, email inviata, completato o scaduto. Puoi inviare l'email o generare un nuovo link da girare all'ospite. Ogni passaggio al totem finisce nel log eventi, filtrabile per mese, tipo di evento e ospite ed esportabile in CSV. Dal totem l'ospite consulta anche menu, meteo e attrazioni della zona, e prenota un tavolo.
Perché sceglierlo
Cosa cambia dal primo giorno.
Wizard digitale per il pre-arrivo e totem self-service per il check-in autonomo
Link pre check-in via email
Invia all'ospite un link personalizzato e firmato per completare il pre check-in da casa, prima dell'arrivo. Il link vale 72 ore e, dopo il completamento, non accetta un secondo invio di dati.
Firma digitale integrata
L'ospite firma digitalmente il modulo di registrazione direttamente dal proprio smartphone o dal totem. La firma viene salvata nella prenotazione con indirizzo IP e dispositivo di provenienza.
Totem self-service kiosk
Il totem fisico in reception permette all'ospite di completare il check-in autonomamente con identificazione tramite QR code o codice di check-in di 8 caratteri, senza attendere il personale.
Traduzione menu AI in inglese
Con un comando dal backoffice l'AI traduce in inglese nomi e descrizioni dei piatti del menu. Il totem mostra testi e menu nella lingua scelta dall'ospite, italiano o inglese.
Attrazioni locali con import Wikipedia
Il totem mostra le attrazioni turistiche locali con descrizioni e immagini importate da Wikipedia quando le inserisci. L'ospite le consulta direttamente dal totem.
Backoffice con stati e log eventi
Il pannello backoffice mostra lo stato di ogni pre check-in (non iniziato, email inviata, completato, scaduto) e il log completo degli eventi del totem, esportabile in CSV per audit e reportistica.
Passo per passo
Dall'apertura del modulo al lavoro fatto.
Invito all'ospite
Alla conferma della prenotazione, o circa 48 ore prima dell'arrivo, l'ospite riceve una email con codice di check-in, QR e link al pre check-in.
Compilazione da casa
L'ospite apre il link nel browser, inserisce i dati di ogni ospite, carica il documento e firma a schermo. Non deve installare app né creare un account.
Arrivo al totem
Inquadra il QR o digita il codice, controlla i dati, completa quelli mancanti e firma con consenso privacy. La prenotazione passa in stato check-in.
Controllo dal backoffice
La reception vede chi ha completato, chi no e chi ha il link scaduto, reinvia l'email e consulta il log del totem, esportabile in CSV.
Funzionalità
Tutto quello che fa Pre Check-in & Kiosk.
Ogni funzione è integrata con il resto di Hotellia: niente plugin, niente connettori fragili, un solo archivio ospiti.
Wizard pre-arrivo 6 step
Il wizard guida l'ospite in 6 passaggi: riepilogo della prenotazione, dati degli ospiti, caricamento documenti fronte e retro, informazioni sul soggiorno, privacy e firma, importo residuo e conferma finale.
Link condivisibile e firmato
Ogni link pre check-in è univoco, firmato e associato alla specifica prenotazione. Arriva via email insieme al QR code, oppure lo generi dal backoffice e lo inoltri tu. Vale 72 ore; dopo il completamento mostra solo la conferma.
Check-in in reception con codice via email
In reception l'ospite conferma la sua identità con un codice monouso che riceve via email, e firma sul tablet le condizioni di soggiorno generate dai dati della prenotazione. Il testo firmato è esattamente quello mostrato all'ospite, con un'impronta che lo garantisce.
Documento letto dalla foto
Nel pre check-in, al totem e in reception i dati del documento si compilano dalla foto: la zona leggibile a macchina (MRZ) di carta d'identità e passaporto si legge direttamente nel browser.
Lista backoffice con stati pre check-in
Il pannello backoffice mostra tutte le prenotazioni con lo stato del pre check-in: non inviato, inviato, completato, scaduto. Con un clic è possibile reinviare il link o visualizzare i dati compilati.
Invio email pre check-in automatico
Il link parte in automatico con la conferma della prenotazione e, se non è ancora stato inviato, circa 48 ore prima dell'arrivo. Nel backoffice vedi se l'email è stata inviata e se il pre check-in è stato completato.
Log eventi totem con export CSV
Ogni passaggio sul totem viene registrato: ricerche della prenotazione riuscite o fallite, dati salvati, check-in completati, walk-in e annullamenti dell'operatore. Il log è esportabile in CSV per controlli e analisi operative.
Configurazione kiosk e contenuti
Dal backoffice imposti il PIN dell'area operatore, la città per il meteo e lo scanner documenti, e gestisci il carosello di foto e PDF. Il totem offre check-in, walk-in, prenotazione tavolo, menu, meteo e attrazioni della zona.
Traduzione menu AI e interfaccia multilingue
I testi del totem sono disponibili in italiano e inglese; l'AI traduce in inglese nomi e descrizioni dei piatti con un comando dal backoffice. L'ospite seleziona la lingua e l'interfaccia si adatta, compreso il menu del ristorante.
Attrazioni locali e prenotazione tavolo dal totem
Il totem mostra le attrazioni turistiche locali con descrizioni e foto importate da Wikipedia in italiano e inglese. L'ospite può anche prenotare un tavolo al ristorante direttamente dalla schermata del kiosk.
Vetrina digitale
Tra un check-in e l'altro il totem mostra un carosello di foto e PDF, i menù del ristorante con le foto dei piatti, il meteo e cosa vedere in zona.
Situazioni reali
Quando Pre Check-in & Kiosk ti salva la giornata.
Arrivo in tarda serata
Un ospite arriva alle 23 con il pre check-in già fatto da casa. Al totem inquadra il QR della mail, ritrova i suoi dati, firma e vede il riepilogo con la camera. Se arriva dopo mezzanotte, il totem accetta ancora la prenotazione con arrivo del giorno prima.
Link di pre check-in scaduto
L'ospite apre il link dopo più di 72 ore e trova la pagina di link scaduto. Dal backoffice generi un nuovo link, mantenendo lo stesso codice di check-in, e lo inoltri all'ospite, oppure reinvii l'email di invito dalla scheda prenotazione.
Coppia straniera senza prenotazione
Due turisti arrivano senza prenotazione. Sul totem scelgono l'inglese, indicano date e numero di adulti, vedono le tipologie disponibili con prezzo e tassa di soggiorno, scelgono il trattamento e inseriscono i dati. La prenotazione viene creata e prosegue con dati ospiti e firma.
Collegamenti
Parla con il resto di Hotellia.
I dati passano da un modulo all'altro da soli: niente doppio inserimento, niente fogli da ricopiare.
Dal campo
“I nostri ospiti adorano poter fare il check-in dal totem senza aspettare. Ma la vera svolta è il pre check-in via email: quando arrivano, troviamo già tutto compilato e la reception diventa una formalità di 30 secondi.”
Domande frequenti
Quello che ci chiedono più spesso.
Non trovi la risposta? Scrivici a ufficiotecnico@ingenia.cloud.
L'ospite deve scaricare un'app per il pre check-in?
Come viene conservata la firma dell'ospite?
Il totem funziona anche senza connessione internet?
Posso vedere quanti ospiti hanno completato il pre check-in?
Le attrazioni locali si aggiornano automaticamente?
Il pre check-in si integra con il modulo Front Desk?
Come si identifica l'ospite al totem?
I dati del documento vanno ad Alloggiati Web?
Dal blog
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