Roadmap per implementare il kiosk self-service in hotel in 4 settimane

Il kiosk self-service è la naturale estensione del pre check-in online: mentre il wizard raccoglie i dati degli ospiti che completano il processo prima dell'arrivo, il kiosk serve gli ospiti che preferiscono o necessitano di completare il check-in direttamente in struttura, ma senza fare la fila alla reception. Insieme, i due strumenti coprono tutti i profili di ospite e permettono di gestire i picchi di arrivo senza aumentare il personale.

Questa roadmap descrive il percorso in quattro settimane per implementare il modulo Pre Check-in & Kiosk di Hotellia nella sua completezza: wizard online attivo e totem fisico operativo.

Settimana 1: valutazione dell'infrastruttura e scelta hardware

Prima di qualsiasi altro passo, è necessario valutare due elementi fondamentali: la posizione del kiosk e l'infrastruttura di rete.

Posizione del kiosk: il totem deve essere posizionato in un punto facilmente accessibile agli ospiti in arrivo, preferibilmente visibile dall'ingresso principale ma non tale da creare ostruzione al flusso di persone. La posizione ideale è nelle vicinanze della reception, con segnaletica chiara che indica la presenza del servizio self-service.

Connettività: il kiosk necessita di una connessione internet stabile (cablata o WiFi con segnale forte). Si raccomanda una connessione dedicata per il kiosk, non condivisa con la rete ospiti, per garantire la stabilità del servizio.

Scelta dell'hardware: Hotellia è compatibile con una gamma di hardware certificati: touchscreen da 21,5" e 27", con o senza stampante termica integrata, con o sans lettore QR code. Il team Hotellia fornisce una consulenza sull'hardware più adatto alla struttura in base alle dimensioni, al volume di arrivi e all'estetica degli spazi comuni.

Settimana 2: configurazione del wizard online e del backoffice

In parallelo con la gestione dell'hardware, si procede alla configurazione del wizard di pre check-in online:

• Personalizzazione del wizard: logo dell'hotel, colori brand, immagini di benvenuto. Il wizard deve avere l'aspetto del sito dell'hotel, non di un sistema generico.
• Configurazione dei 6 step: quali campi sono obbligatori, quali opzionali, quali domande personalizzate aggiungere nelle preferenze soggiorno.
• Setup delle email automatiche: timing dell'invio del link pre-checkin (es. 3 giorni prima dell'arrivo), template email con il brand dell'hotel.
• Integrazione Alloggiati Web: configurazione delle credenziali del portale per l'export automatico dei dati alla Questura.
• Test completo del wizard: il team Hotellia effettua un test end-to-end del wizard su tutti i dispositivi principali (iOS, Android, desktop), verificando la compatibilità e l'usabilità.

Settimana 3: configurazione del kiosk e branding fisico

Con il wizard online funzionante, si passa alla configurazione del totem fisico:

• Installazione hardware: posizionamento fisico del totem, collegamento alla rete e all'alimentazione, calibrazione del touchscreen.
• Configurazione branding del kiosk: schermata iniziale con logo e claim dell'hotel, colori e immagini, video promozionali in loop quando il kiosk è in standby.
• Contenuti informativi: configurazione delle informazioni sulla struttura (orari colazione, bar, spa, piscina), attrazioni locali (integrate con dati Wikipedia aggiornati automaticamente), eventi in corso.
• Prenotazione tavolo dal kiosk: integrazione con il modulo POS Ristorante per la prenotazione del tavolo direttamente dal totem.
• Menu in italiano e inglese: verifica della traduzione AI di tutti i testi del kiosk nelle due lingue.

Settimana 4: formazione staff e go-live

Il kiosk è uno strumento per gli ospiti, ma il personale deve conoscerlo perfettamente per poter assistere gli ospiti che hanno difficoltà e per gestire le eventuali anomalie tecniche:

• Formazione receptionist (2 ore): navigazione del kiosk come se fossero ospiti, identificazione dei problemi più comuni (connessione persa, schermo bloccato, ospite non trovato nel sistema), procedura di escalation manuale.
• Formazione concierge e portieri (1 ora): come indirizzare gli ospiti verso il kiosk, come aiutarli nel processo se necessario.
• Procedura di monitoraggio: chi controlla lo stato del kiosk ogni mattina, chi riceve gli alert in caso di problemi, come procedere in caso di guasto.

Il go-live avviene a metà settimana. Nei primi giorni, è utile avere un membro dello staff vicino al kiosk nelle fasce orarie di picco arrivi, per accogliere gli ospiti e guidarli nel processo self-service. Questa presenza fisica rassicura gli ospiti meno tecnologici e aumenta il tasso di adozione.

I primi 30 giorni post go-live

Nei primi 30 giorni, è importante monitorare i seguenti indicatori:

• Tasso di utilizzo del kiosk: quanti ospiti lo usano rispetto al totale arrivi?
• Tasso di completamento del pre-checkin online: sta crescendo rispetto al periodo precedente all'implementazione?
• Anomalie tecniche: quante volte il kiosk è andato offline o ha avuto problemi?
• Feedback ospiti: ci sono segnalazioni positive o negative sul kiosk nelle recensioni online?

Questi dati guidano le ottimizzazioni nei mesi successivi: aggiustamento del posizionamento fisico, miglioramento della segnaletica, eventuali modifiche al wizard.

Conclusione

Quattro settimane sono sufficienti per avere sia il wizard di pre check-in online che il kiosk self-service pienamente operativi. L'investimento iniziale in hardware e configurazione si ripaga rapidamente attraverso la riduzione dei tempi di check-in, il miglioramento della soddisfazione degli ospiti e la riduzione del carico amministrativo della reception.

Pronto a implementare il kiosk self-service nella tua struttura? Contatta Hotellia per iniziare la tua roadmap personalizzata e scopri le opzioni hardware disponibili.