Operativo · Front Desk
Front Desk: il cuore operativo del tuo hotel
Gestione operativa della reception: arrivi, partenze, conto camera e codici di accesso
In pratica
Come lavora Front Desk nella giornata dell'hotel.
Serve soprattutto a receptionist e responsabili front office di hotel con arrivi e partenze ogni giorno, dove più persone lavorano allo stesso banco e bisogna sapere chi ha fatto check-in, incassi e codici di accesso.
La mattina apri il Front Desk e scegli la data. In alto trovi i contatori di arrivi attesi, check-in fatti, ospiti in casa, partenze attese e check-out fatti. Sotto, le schede Arrivi, In-house e Partenze elencano ospite, camera, tipologia e totale. Gli arrivi del giorno prima non ancora registrati compaiono in rosso come check-in in ritardo: nessuna prenotazione resta sospesa senza che qualcuno se ne accorga.
Quando l'ospite è al banco apri il check-in dalla sua riga. Inserisci i dati per la schedina: anagrafica, documento, residenza, e alleghi la foto del documento. Se l'ospite ha già fatto il check-in online, la riga è segnata come pre-registrato e ti basta verificare il documento. Alla conferma la camera passa a occupata per le governanti e ricevi un codice di accesso a sei cifre, valido fino al giorno di partenza.
Durante il soggiorno il conto camera raccoglie pernottamento, tassa di soggiorno ed extra, e mostra quanto è stato pagato e quanto resta. Al check-out il sistema non ti lascia chiudere se il saldo è aperto: prima registri il pagamento, poi confermi. La camera passa a sporca, i codici di accesso vengono revocati e la tassa di soggiorno risulta riscossa. Ogni operazione resta registrata con utente e orario.
Perché sceglierlo
Cosa cambia dal primo giorno.
Gestione operativa della reception: arrivi, partenze, conto camera e codici di accesso
Pannello della giornata
Visualizza in un'unica schermata tutti gli arrivi del giorno, le partenze, gli ospiti in casa e le camere disponibili. Nessun foglio Excel: i dati arrivano direttamente da prenotazioni e check-in registrati.
Codici di accesso camera
Al check-in il sistema genera un codice numerico a 6 cifre valido fino alle 12 del giorno di partenza. Puoi emettere codici aggiuntivi o revocarli, e al check-out vengono revocati tutti. Ogni operazione resta nel registro.
Pagamenti multi-metodo
Registra pagamenti in contanti, carta di credito o debito, bonifico e voucher, come acconto, saldo o rimborso. Gli addebiti in camera dal POS entrano nel conto. Ogni pagamento viene registrato con utente e orario.
Walk-in in secondi
Registra un ospite walk-in senza prenotazione in pochi clic: seleziona la camera libera, inserisci i dati e avvia il soggiorno. Nessun passaggio ridondante.
Portale richieste ospiti
Le richieste inviate dagli ospiti dal portale ospiti arrivano in una lista dedicata, con notifica allo staff. Aggiorni lo stato di ogni richiesta e rispondi all'ospite con un messaggio.
Registro operazioni automatico
Check-in, check-out, walk-in, addebiti, pagamenti e codici vengono registrati con utente, orario e importo. Il registro arrivi e partenze mostra per ogni data chi ha fatto check-in e check-out.
Passo per passo
Dall'apertura del modulo al lavoro fatto.
Controlla la giornata
Scegli la data e leggi i contatori di arrivi, ospiti in casa e partenze. Gli arrivi rimasti indietro dal giorno prima compaiono a parte come check-in in ritardo.
Assegna la camera
Scegli tra le camere libere per le date del soggiorno, con lo stato pulizie accanto. Se cambi tipologia, il sistema registra upgrade o downgrade e il motivo del cambio.
Registra il check-in
Compili i dati dell'ospite principale e del documento, alleghi la foto e confermi. La camera diventa occupata e ricevi il codice di accesso da consegnare all'ospite.
Chiudi il conto e fai il check-out
Dal conto aggiungi extra e registri pagamenti in acconto o a saldo. Con saldo a zero confermi il check-out: la camera passa a sporca e i codici vengono revocati.
Funzionalità
Tutto quello che fa Front Desk.
Ogni funzione è integrata con il resto di Hotellia: niente plugin, niente connettori fragili, un solo archivio ospiti.
Pannello arrivi, partenze e in-house
La schermata principale del Front Desk mostra, per la data scelta, tutti i movimenti del giorno: chi arriva, chi parte e chi è in struttura, con ricerca per nome ospite e segnalazione degli arrivi in ritardo.
Check-in e check-out guidato
Il check-in raccoglie dati dell'ospite, documento con foto e residenza, assegna la camera e genera il codice di accesso. Il check-out si chiude solo con saldo a zero. Ogni operazione viene registrata con data e ora.
Assegnazione camera sulle disponibilità reali
Scegli tra le camere libere per le date del soggiorno, filtrabili per tipologia e con lo stato pulizie in vista. Le camere con manutenzione urgente aperta sono escluse e i cambi di tipologia vengono registrati come upgrade o downgrade.
Addebiti extra e servizi
Aggiungi addebiti extra al conto dell'ospite in qualsiasi momento del soggiorno: bar, ristorante, minibar, spa, lavanderia, parcheggio o una voce libera.
Codici di accesso camera
Al check-in viene generato un codice numerico a 6 cifre, univoco tra quelli attivi, che scade alle 12 del giorno di partenza. Puoi emettere codici aggiuntivi o revocarli; al check-out vengono revocati tutti. Ogni operazione resta nel registro.
Addebiti in camera dal POS
Quando al ristorante o al bar il conto viene chiuso con addebito in camera, l'importo entra come extra nel conto dell'ospite in casa e compare al momento del check-out.
Tassa di soggiorno nel conto
La tassa di soggiorno viene calcolata sulla prenotazione e inclusa nel conto camera. Al check-out la riga viene segnata come riscossa, con la data di riscossione.
Registro arrivi e partenze
Il registro mostra per ogni data arrivi attesi, walk-in, check-in fatti, partenze attese e check-out fatti, con il nome dell'operatore che li ha registrati.
Situazioni reali
Quando Front Desk ti salva la giornata.
Walk-in senza prenotazione
Un ospite arriva al banco senza prenotazione. Apri Walk-in, indichi la data di partenza e il sistema ti propone solo le camere libere per quelle notti. Inserisci nome e documento, scegli il trattamento e confermi: prenotazione, check-in e codice di accesso vengono creati in un unico passaggio.
Arrivo previsto ieri e mai registrato
La mattina trovi nella scheda Arrivi un blocco rosso con i check-in in ritardo, cioè prenotazioni con arrivo già passato ancora in stato confermata. Se l'ospite si presenta adesso fai il check-in dalla stessa riga, altrimenti apri la prenotazione e ne cambi lo stato.
Partenza con extra da saldare
Alle 11 l'ospite scende per il check-out dopo aver usato minibar e parcheggio. Apri il conto, vedi extra, tassa di soggiorno e saldo residuo, registri il pagamento con il metodo scelto. Solo con saldo a zero il check-out si completa e la camera passa alle governanti come sporca.
Collegamenti
Parla con il resto di Hotellia.
I dati passano da un modulo all'altro da soli: niente doppio inserimento, niente fogli da ricopiare.
Dal campo
“Da quando usiamo Hotellia il check-in non supera mai i due minuti. Il pannello live ci dà sempre la situazione sotto controllo, anche nei momenti di punta con più arrivi contemporanei.”
Domande frequenti
Quello che ci chiedono più spesso.
Non trovi la risposta? Scrivici a ufficiotecnico@ingenia.cloud.
Il Front Desk funziona anche da tablet o dispositivi mobili?
È possibile avere più utenti attivi contemporaneamente alla reception?
Come vengono gestiti i pagamenti parziali o le caparre?
Come funzionano i codici di accesso alle camere?
Come vengono gestite le segnalazioni di manutenzione?
Posso vedere chi ha fatto un check-in o un check-out?
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