Operativo · Prenotazioni & Camere
Prenotazioni & Camere: tutto il ciclo prenotazione in un unico posto
Gestione completa del ciclo prenotazione dalla creazione al checkout
In pratica
Come lavora Prenotazioni & Camere nella giornata dell'hotel.
Utile a booking office e reception di hotel che lavorano con stagioni, trattamenti, canali e politiche di cancellazione diverse, e a chi vuole in una sola scheda ospiti, documenti, conto e comunicazioni di ogni soggiorno.
Quando inserisci una prenotazione scegli camera, date, adulti, bambini con le età, culle, letti aggiunti, trattamento, canale, segmento e politica di cancellazione. Prima di salvare il sistema controlla che la camera sia libera in quelle date, che il soggiorno rispetti le notti minime della tipologia e le restrizioni del periodo. Se qualcosa non torna ti dice il motivo e la prenotazione non viene creata.
Il prezzo lo calcola il motore tariffario, notte per notte. Parte dalla tariffa della stagione e del trattamento, applica eventi speciali, variazioni per giorno della settimana, regole di occupazione e supplementi per occupanti. Sul totale aggiunge sconti per soggiorni lunghi, early booking o last minute, promozioni, segmento cliente e politica di cancellazione, poi IVA e tassa di soggiorno. Non devi ricostruire il prezzo a mano.
La scheda prenotazione raccoglie tutto il soggiorno: ospiti e documenti, dati arrivati dal pre check-in, firma, camera assegnata, codici di accesso, conto con extra e pagamenti, note, richieste dal portale ospiti e recensione. Se la prenotazione è confermata o provvisoria e ha un'email, l'ospite riceve subito la conferma con codice e link per il pre check-in. Dopo la partenza invii la richiesta di recensione con un clic.
Perché sceglierlo
Cosa cambia dal primo giorno.
Gestione completa del ciclo prenotazione dalla creazione al checkout
Lista prenotazioni con filtri avanzati
Trova una prenotazione con la ricerca per nome, email o telefono dell'ospite e i filtri per stato, periodo di arrivo e canale. Un filtro dedicato mostra le prenotazioni scadute ancora aperte.
Ospiti multipli per prenotazione
Ogni prenotazione può includere più ospiti con i relativi dati anagrafici. Gestisci famiglie, coppie e gruppi in un'unica scheda senza duplicare le prenotazioni.
Upload documenti identità
Carica e archivia digitalmente i documenti di identità degli ospiti direttamente nella prenotazione. Accedi ai documenti in qualsiasi momento, anche a distanza di anni.
Calcolatore prezzi integrato
Il calcolatore prezzi applica automaticamente le tariffe in base a stagione, durata del soggiorno, numero di occupanti ed eventuali supplementi. Il dettaglio del calcolo resta salvato nella prenotazione.
Email automatiche e richiesta recensione
La conferma parte in automatico alla creazione e puoi reinviarla con un clic. Dopo il check-out invii la richiesta di recensione con un pulsante: la data di invio resta nella scheda prenotazione.
Galleria foto per ogni camera
Ogni camera ha una propria scheda con galleria fotografica, descrizione e stato. Dalla scheda camera puoi anche generare un link pubblico da condividere con il cliente.
Passo per passo
Dall'apertura del modulo al lavoro fatto.
Crea la prenotazione
Scegli camera, date, occupanti, trattamento e canale. Prima di salvare il sistema verifica sovrapposizioni sulla camera, soggiorno minimo e restrizioni attive sul periodo.
Controlla il prezzo
Il calcolatore restituisce il totale con il dettaglio per notte, IVA e tassa di soggiorno. Prezzo e dettaglio del calcolo restano salvati nella prenotazione.
Conferma all'ospite
Se lo stato è confermata o provvisoria e c'è un'email, parte la mail di conferma con codice e link del pre check-in. Puoi reinviarla quando serve.
Segui il soggiorno
Dalla scheda aggiungi ospiti, consulti documenti e firma, registri extra e pagamenti e cambi stato. Dopo il check-out invii la richiesta di recensione all'ospite.
Funzionalità
Tutto quello che fa Prenotazioni & Camere.
Ogni funzione è integrata con il resto di Hotellia: niente plugin, niente connettori fragili, un solo archivio ospiti.
CRUD completo delle camere
Crea, modifica ed elimina le camere con tutti i dettagli: tipologia, capienza, piano, prezzo base, descrizione, stato e galleria fotografica. La scheda camera è il punto di riferimento per tutto il sistema.
Galleria foto e stato camera
Ogni camera ha una galleria fotografica gestibile dal backoffice. Lo stato della camera (attiva, in manutenzione, fuori servizio) si cambia dalla lista; nella scheda vedi anche stato pulizie, ultimi ospiti e ticket di manutenzione aperti.
Lista prenotazioni con filtri multipli
La lista prenotazioni supporta filtri combinati per periodo di arrivo, stato e canale, più la ricerca per nome, email o telefono dell'ospite. Puoi vedere solo le attive, le scadute o tutto lo storico.
Dettaglio prenotazione con ospiti multipli
Ogni prenotazione ha una scheda dettagliata con dati del soggiorno, ospiti aggiuntivi, documenti allegati, note interne, conto con extra e pagamenti, codici di accesso, firma e dati del pre check-in.
Upload e archivio documenti identità
Carica foto o scansioni dei documenti di identità direttamente nella prenotazione. I documenti si aprono solo dal backoffice della struttura a cui appartengono.
Calcolatore prezzi automatico
Il motore di calcolo prezzi applica la tariffa corretta considerando stagione, durata del soggiorno, occupanti per età, trattamento scelto e regole speciali attive sul periodo.
Reinvio email di conferma
Reinvia la email di conferma prenotazione in qualsiasi momento con un clic. La mail contiene il riepilogo del soggiorno, il codice di check-in e il link al pre check-in.
Cambio stato prenotazione e richiesta recensione
Gestisci il ciclo di vita della prenotazione (confermata, provvisoria, check-in, cancellata, no-show) e, dopo il check-out, invia con un clic la richiesta di recensione all'ospite.
Situazioni reali
Quando Prenotazioni & Camere ti salva la giornata.
Famiglia con due bambini e una culla
Inserisci due adulti, due bambini con le rispettive età e una culla. Il calcolatore applica i supplementi per fascia d'età previsti dal listino e ti mostra il totale prima di salvare. Poi aggiungi gli altri componenti come ospiti della stessa prenotazione, ciascuno con il suo documento.
Una notte sola in un periodo con restrizioni
Un cliente chiede una sola notte in un periodo in cui hai impostato un soggiorno minimo o una restrizione. Il sistema blocca il salvataggio e ti mostra il motivo, così al telefono puoi proporre subito una durata compatibile o date diverse.
Ospite che non trova la conferma
L'ospite chiama perché non ha ricevuto la mail. Apri la prenotazione, controlli l'indirizzo email e premi invia conferma. Riceve di nuovo il riepilogo del soggiorno con il codice di check-in e il link per il pre check-in.
Collegamenti
Parla con il resto di Hotellia.
I dati passano da un modulo all'altro da soli: niente doppio inserimento, niente fogli da ricopiare.
Dal campo
“Gestire le prenotazioni di un hotel con 60 camere era un incubo tra fogli Excel e post-it. Con Hotellia abbiamo tutto centralizzato: documenti, prezzi, ospiti multipli. Non tornerei mai indietro.”
Domande frequenti
Quello che ci chiedono più spesso.
Non trovi la risposta? Scrivici a ufficiotecnico@ingenia.cloud.
Posso gestire prenotazioni con più ospiti sullo stesso soggiorno?
Come funziona il calcolatore prezzi?
I documenti caricati sono al sicuro?
Cosa contiene l'email di conferma prenotazione?
La richiesta di recensione viene inviata automaticamente?
Posso cercare una prenotazione per nominativo ospite?
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