Adempimenti · Alloggiati Web
Alloggiati Web: le schedine partono da sole
Hotellia invia le schedine degli ospiti ad Alloggiati Web, il servizio della Polizia di Stato, usando le credenziali della tua struttura. Due volte al giorno controlla e invia gli ospiti arrivati oggi e ieri, scarica le ricevute e ti avvisa se qualcuno manca. I dati del documento si leggono da una foto.
In pratica
Come lavora Alloggiati Web nella giornata dell'hotel.
Per ogni struttura ricettiva obbligata alla comunicazione degli alloggiati, e in particolare per chi oggi ricopia a mano le schedine sul portale o si accorge tardi di un ospite dimenticato.
Ogni ospite va comunicato ad Alloggiati Web entro 24 ore dall'arrivo, e il portale accetta solo gli arrivi di oggi e di ieri. Chi lo fa a mano ricopia nomi, date e documenti, spesso a fine turno. Con Hotellia le schedine si compongono dai dati che hai già: la prenotazione, gli ospiti e i loro documenti.
Con il web service configurato, alle 13 e alle 23 Hotellia prende gli ospiti arrivati oggi e ieri, fa prima il controllo del portale e poi l'invio. Familiari e membri dei gruppi vanno subito dopo il proprio capo, come chiede il portale. Un ospite già comunicato non parte mai una seconda volta. Le ricevute dei giorni precedenti si scaricano da sole e restano nel gestionale.
Per compilare i dati del documento basta una foto: la zona leggibile a macchina (MRZ) di carta d'identità e passaporto si legge direttamente nel browser, dal pre check-in, dal totem o dalla reception. Se preferisci non usare il web service, Hotellia prepara il file TXT da caricare tu sul portale.
Perché sceglierlo
Cosa cambia dal primo giorno.
Schedine alla Polizia di Stato inviate in automatico, con ricevute e lettura del documento dalla foto
Invio automatico
Alle 13 e alle 23 partono le schedine degli ospiti arrivati oggi e ieri: prima il controllo, poi l'invio.
Mai due volte
Un ospite già comunicato non viene rimandato, e durante l'invio la struttura è bloccata per evitare doppioni.
Ricevute conservate
Le ricevute PDF dei giorni precedenti si scaricano da sole e le ritrovi giorno per giorno.
Avvisi di ritardo
Nella campanella l'avviso degli ospiti arrivati e non comunicati, prima e dopo le 24 ore.
Documento dalla foto
La MRZ di carta d'identità e passaporto si legge da una foto, nel browser, e compila i dati dell'ospite.
Incluso nel canone
Alloggiati Web fa parte del gestionale: nessun modulo extra da attivare.
Passo per passo
Dall'apertura del modulo al lavoro fatto.
Colleghi la struttura
Inserisci utente, password e WSKey di Alloggiati Web della tua struttura e verifichi il collegamento. Password e WSKey sono cifrate e non vengono più mostrate.
Gli ospiti si compilano
Dati e documenti arrivano dal pre check-in, dal totem o dalla reception, anche con la lettura del documento dalla foto. Hotellia segnala i dati mancanti.
Le schedine partono
Alle 13 e alle 23 l'invio automatico, oppure a mano quando vuoi. Esito per ogni ospite, ricevute scaricate e avvisi se qualcuno manca.
Funzionalità
Tutto quello che fa Alloggiati Web.
Ogni funzione è integrata con il resto di Hotellia: niente plugin, niente connettori fragili, un solo archivio ospiti.
Web service ufficiale
Il collegamento usa i metodi ufficiali del servizio: controllo delle schedine, invio e ricevuta, con le credenziali della tua struttura.
Invio automatico due volte al giorno
Alle 13 e alle 23, per gli ospiti arrivati oggi e ieri: gli unici giorni che il portale accetta.
Esito per ospite
Per ogni schedina vedi se è stata accettata o l'errore da correggere; con l'invio sono acquisite solo le schedine corrette.
Capofamiglia e capogruppo
Familiari e membri del gruppo sono inviati subito dopo il proprio capo, nello stesso elenco, come prevede il portale.
Ricevute giornaliere
Le ricevute PDF dei giorni precedenti si scaricano in automatico e restano disponibili nel gestionale.
Tabelle ufficiali aggiornate
Comuni, stati e tipi di documento si aggiornano ogni giorno dalle tabelle del portale.
Lettura del documento
La MRZ dei documenti si legge da una foto direttamente nel browser. Una lettura con AI per i documenti senza MRZ è facoltativa, spenta di default, e si accende solo dopo aver letto l'informativa.
File TXT di riserva
Senza web service, Hotellia prepara il file TXT nel formato del portale da caricare a mano, e segni gli ospiti come inviati.
Situazioni reali
Quando Alloggiati Web ti salva la giornata.
Arrivo alle 22 di un gruppo
Un gruppo di 12 persone arriva tardi. La reception fotografa i documenti, i dati si compilano dalla MRZ e alle 23 le schedine partono con il capogruppo in testa.
Un ospite dimenticato
Il pre check-in di un ospite è rimasto senza documento. Dopo 18 ore dall'arrivo compare l'avviso nella campanella: completi i dati e la schedina parte all'invio successivo.
Un controllo delle autorità
Ti chiedono la prova dell'invio di un giorno della settimana scorsa. La ricevuta PDF di quel giorno è già nel gestionale.
Collegamenti
Parla con il resto di Hotellia.
I dati passano da un modulo all'altro da soli: niente doppio inserimento, niente fogli da ricopiare.
Domande frequenti
Quello che ci chiedono più spesso.
Non trovi la risposta? Scrivici a ufficiotecnico@ingenia.cloud.
Quanto costa?
Quali ospiti vengono inviati?
Posso annullare una schedina già inviata?
Servono le credenziali della struttura?
Dove finiscono le foto dei documenti?
Prova Alloggiati Web nel tuo hotel.
7 giorni gratuiti, 0 € oggi, nessun vincolo. Supporto in italiano.