Allotment, release e stop sale con WebBeds: le condizioni B2B spiegate semplice

Il contratto con un grossista come WebBeds arriva spesso con un lessico che sui portali al pubblico non si incontra: allotment, release, free sale, stop sale. Parole che sembrano tecniche, ma che decidono cose molto concrete: quante camere sei obbligato a tenere a disposizione, fino a quando, e cosa succede se l'hotel si riempie da un'altra parte.

Chi firma senza averle chiare rischia l'errore più costoso di tutti, l'overbooking: una prenotazione confermata da un'agenzia dall'altra parte del mondo per una camera che hai già venduto. In questo articolo mettiamo in fila le definizioni e vediamo come gestirle. Per il quadro generale su WebBeds trovi la nostra guida a WebBeds per hotel.

I termini base del contratto B2B

Allotment (o allocazione)

È un certo numero di camere che metti a disposizione del grossista per un periodo e che il grossista può vendere senza chiederti conferma ogni volta. Per te è una specie di contingente riservato: se il contratto prevede due camere al giorno in allotment, quelle due camere devono essere vendibili dal grossista fino alla scadenza concordata.

Release period (periodo di rilascio)

È il numero di giorni prima dell'arrivo entro cui le camere dell'allotment non ancora vendute tornano a te. Con un release di 14 giorni, per esempio, le camere non prenotate per il 20 del mese ti tornano disponibili dal 6. Più il release è breve, più a lungo le camere restano bloccate per il grossista.

Free sale

Il grossista vende senza un contingente fisso, finché non gli comunichi di fermarsi. Esiste anche una variante con un tetto, spesso chiamata capped free sale, in cui la vendita libera è limitata a un numero massimo di camere.

Stop sale

È la comunicazione con cui chiudi la vendita per certe date, camere o tariffe. Il punto delicato è che uno stop sale non è sempre immediato: dipende da come è gestita quella tariffa e da cosa prevede il contratto.

Tariffa statica e tariffa dinamica

Con una tariffa statica prezzi e condizioni sono concordati in anticipo per un periodo e non cambiano spesso. Con una tariffa dinamica il prezzo segue la tua strategia giorno per giorno ed è aggiornato dall'extranet o dal channel manager. WebBeds, nelle pagine di supporto ai fornitori, descrive entrambe le possibilità: contratti statici per chi preferisce prezzi fissi e poca manutenzione, e la gestione tramite la sua extranet WebBeds Central o tramite channel manager.

Cosa dice WebBeds su allotment e stop sale

Nella sezione di supporto per gli hotel, WebBeds chiarisce alcune regole che conviene conoscere prima di firmare. Le riassumiamo con parole nostre; il riferimento resta sempre il tuo contratto.

• Allocazione: le camere in allocazione restano aperte alla vendita e le prenotazioni fatte su di esse vanno onorate. Quando le date entrano nel periodo di rilascio concordato, le camere invendute tornano automaticamente all'hotel. Per chiudere camere in allocazione devi contattare il tuo Contracts Manager: uno stop sale sull'allocazione non vale finché WebBeds non lo conferma per iscritto.
• Free sale e capped free sale: le richieste di stop sale vengono lavorate entro 48 ore dalla ricezione dell'email, dal lunedì al venerdì. Una richiesta inviata il venerdì può quindi essere applicata il lunedì seguente, e le prenotazioni arrivate prima che lo stop sale diventi effettivo vanno comunque onorate.
• Tariffa BAR: per la tariffa dinamica, lo stop sale lo gestisce direttamente l'hotel da WebBeds Central o dal channel manager collegato; WebBeds non lo applica al posto tuo.

La conseguenza pratica è chiara: quello che chiudi da solo, in tempo reale, è la parte dinamica. Allotment e free sale richiedono una comunicazione e, a volte, del tempo.

Come evitare l'overbooking

Conta l'allotment come camere già vendute

Fino alla data di release, le camere in allotment non sono davvero tue. Nel tuo planner trattale come impegnate: se le vendi su un altro canale e il grossista le vende nello stesso momento, l'overbooking è servito. Tienile fuori dalla disponibilità che mandi agli altri portali finché non rientrano.

Scegli un release che puoi sostenere

Un release lungo ti restituisce prima le camere invendute, ma rende l'allotment meno interessante per il grossista. Uno breve lo rende più appetibile, ma ti lega fino a pochi giorni dall'arrivo. Valuta il tuo andamento: se di solito ti riempi con prenotazioni dell'ultimo momento, un release troppo breve ti toglie proprio quelle date.

Anticipa gli stop sale

Se sai che in certe date ti riempirai, per un evento, una fiera o un gruppo confermato, comunica lo stop sale su free sale e capped free sale con qualche giorno di anticipo, tenendo conto delle 48 ore lavorative e dei fine settimana. Conserva la conferma scritta.

Allotment piccoli e mirati

Meglio un contingente limitato nei periodi in cui ti serve davvero domanda aggiuntiva, come la bassa stagione, che un allotment ampio tutto l'anno. Ricorda che più camere concedi, più disponibilità togli agli altri canali.

Una routine di controllo

Una volta a settimana confronta le prenotazioni ricevute dal grossista con quelle nel tuo planner e controlla quali date stanno per entrare nel periodo di release. Sono cinque minuti che evitano una telefonata imbarazzante con un ospite in arrivo.

Altre condizioni da leggere con attenzione

• Cancellazioni: le condizioni che concedi al grossista si riflettono su quelle che i rivenditori offrono ai loro clienti.
• Tariffa e suo utilizzo: se è netta, come si calcola e dove può essere venduta. Il calcolo lo trovi nell'articolo sulle tariffe nette con WebBeds.
• Pagamenti: tempi e modalità con cui ricevi quanto ti spetta, e cosa l'ospite paga in hotel, come la tassa di soggiorno. Sono aspetti definiti nel contratto.
• Durata e rinnovo: per i contratti statici, il periodo di validità e come si aggiornano i prezzi alla scadenza.

Sono concetti comuni a quasi tutti i grossisti: li ritroverai, con qualche differenza, anche lavorando con Hotelbeds.

Il ruolo del Channel Manager di Hotellia

Il Channel Manager di Hotellia è in arrivo. Quando sarà disponibile, ogni prenotazione ricevuta dai portali collegati, WebBeds compreso, scalerà automaticamente la disponibilità inviata agli altri canali, e prenotazioni, modifiche e cancellazioni arriveranno nel planner di Hotellia. Potrai inoltre inviare chiusure e restrizioni come il soggiorno minimo dallo stesso calendario prezzi.

Attenzione però: allotment, release e stop sale sulle tariffe statiche restano regole contrattuali tra te e WebBeds, e alcune richieste vanno comunque comunicate al tuo referente. Quali tipi di tariffa e quali restrizioni supporta il collegamento lo verifichiamo insieme in fase di mappatura di camere e piani tariffari.

Domande frequenti

Posso chiudere da solo le camere in allotment?

Secondo le indicazioni di WebBeds, per chiudere camere in allocazione devi contattare il tuo Contracts Manager, e lo stop sale vale solo dopo conferma scritta. Controlla comunque cosa prevede il tuo contratto.

Cosa succede alle camere in allotment non vendute?

Quando le date entrano nel periodo di release concordato, le camere invendute tornano all'hotel e puoi venderle sugli altri canali.

Meglio allotment o free sale?

Dipende dal tuo tasso di riempimento. L'allotment dà più garanzie al grossista ma blocca camere; il free sale è più flessibile ma richiede stop sale tempestivi quando ti riempi.

Una prenotazione arrivata dopo il mio stop sale va accettata?

Dipende da quando lo stop sale è diventato effettivo: le prenotazioni arrivate prima vanno onorate. Per questo conviene chiudere con anticipo e conservare le conferme.

Per tenere allineata la disponibilità tra WebBeds e gli altri canali senza aggiornamenti a mano, scopri il Channel Manager di Hotellia e iscriviti alla lista d'attesa.