Expedia Collect o Hotel Collect: differenze, carte virtuali e quale scegliere

Quando attivi Expedia, una delle prime scelte riguarda chi incassa i soldi del cliente: Expedia o il tuo hotel. Sembra una questione amministrativa, ma cambia la cassa, il lavoro della reception, il rischio di no-show e perfino come leggi l'importo della prenotazione. E ogni tanto qualcuno in reception si trova davanti una carta virtuale che "non passa" senza capire perché.

Vediamo i modelli di pagamento di Expedia Group, come funzionano le carte virtuali e i pro e i contro di ciascuno. Se ti serve prima una panoramica del portale, leggi la nostra guida a Expedia per hotel.

I tre modelli di pagamento

Expedia Group lavora con tre modelli, che nei documenti tecnici del gruppo vengono chiamati anche "modelli di business". Ogni struttura ne usa uno, secondo il contratto e le impostazioni in Partner Central.

Expedia Collect

È il modello in cui paga il cliente a Expedia al momento della prenotazione: sul sito compare spesso come "paga ora". Dopo il soggiorno, la struttura riceve quanto le spetta addebitando una carta di credito virtuale fornita da Expedia oppure, secondo gli accordi, con altre modalità come la fattura. Di norma la prenotazione ti arriva con la tariffa netta, cioè già al netto del compenso di Expedia; in alcuni paesi, per requisiti locali, viene indicato invece il prezzo di vendita.

Hotel Collect

Qui il cliente paga direttamente la struttura, di solito in hotel ("paga dopo" o "paga in struttura"). La carta del cliente serve a garantire la prenotazione. Il compenso di Expedia non è trattenuto alla fonte: ti arriva una fattura periodica delle commissioni, in genere mensile, sulle prenotazioni soggiornate.

Expedia Traveler Preference

Con Expedia Traveler Preference (ETP) è il viaggiatore a scegliere: pagare subito online (come in Expedia Collect) oppure pagare in struttura (come in Hotel Collect). Per l'hotel significa gestire entrambi i flussi, ma offrire al cliente la modalità che preferisce. Il modello è tuttora presente nella documentazione di Expedia Group; se è disponibile per la tua struttura lo verifichi in Partner Central o con il tuo referente.

Le carte virtuali: come e quando si incassano

Nelle prenotazioni Expedia Collect ricevi i dati di una carta di credito virtuale (VCC), generata per quella singola prenotazione e caricata con l'importo dovuto. Il punto che crea più problemi è la data di attivazione: la carta è utilizzabile da una data precisa, indicata nei dettagli della prenotazione e legata di solito al check-in. Se provi ad addebitarla al momento della prenotazione o giorni prima dell'arrivo, l'addebito viene rifiutato.

Qualche regola pratica per la reception:

• Non addebitare la carta del cliente per il soggiorno già pagato a Expedia: il cliente ha già pagato. In struttura incassi solo eventuali extra non inclusi.
• Controlla la data di attivazione prima di addebitare la VCC. Se i dati della carta non ti risultano, recuperali da Partner Central invece di ritardare il check-in.
• Addebita l'importo esatto indicato sulla carta virtuale: non è il prezzo pagato dal cliente, ma quello che spetta a te.
• Fai attenzione ai costi del POS: le VCC sono carte a tutti gli effetti, quindi la tua banca applicherà le sue commissioni sul transato.

Anche nel modello Hotel Collect possono comparire carte virtuali: ad esempio, quando in fase di riconciliazione in Partner Central chiedi di addebitare una penale, Expedia tenta l'addebito sulla carta del cliente e, se va a buon fine, carica l'importo su una carta virtuale che puoi incassare.

Pro e contro dei due modelli

Expedia Collect

• Pro: il cliente ha già pagato, quindi meno rischio di mancato incasso; niente carte non valide da inseguire; nessuna fattura di commissioni da saldare a fine mese.
• Contro: incassi solo dal check-in in poi; devi gestire correttamente le VCC; se il cliente cancella, i rimborsi passano da Expedia secondo la politica applicata.

Hotel Collect

• Pro: incassi tu l'intero importo al momento che decidi (secondo la tua politica di pagamento); hai il contatto diretto con il cliente anche sul pagamento.
• Contro: rischio di no-show e carte non valide; devi pagare la fattura delle commissioni; più lavoro amministrativo per le riconciliazioni.

Non c'è un modello migliore in assoluto. Una struttura piccola, con poco personale e molta clientela straniera, spesso apprezza la semplicità di Expedia Collect. Un hotel con una politica di pagamento anticipato già collaudata può preferire Hotel Collect. ETP ha senso se vuoi dare al cliente la scelta e sei organizzato per gestire due flussi.

La riconciliazione: cosa controllare ogni mese

Qualunque modello tu usi, in Partner Central devi tenere allineate le prenotazioni con quanto è successo davvero: no-show, cancellazioni tardive, date cambiate in struttura. Con Hotel Collect questo passaggio incide direttamente sulla fattura delle commissioni; con Expedia Collect ti evita contestazioni sugli importi. Fissa un momento del mese per farlo, ad esempio la prima settimana, e confronta sempre l'elenco con il tuo registro delle presenze.

Cosa farà il Channel Manager di Hotellia (in arrivo)

Il modello di pagamento resta una scelta del contratto tra te ed Expedia Group, e incassi, carte virtuali e fatture si gestiscono in Partner Central e con la tua banca. Il Channel Manager di Hotellia, quando sarà disponibile, si occuperà di altro: inviare in automatico disponibilità, prezzi e restrizioni a Expedia e far arrivare nel planner di Hotellia le prenotazioni, con modifiche e cancellazioni. Come vengono riportate le informazioni sul modello di pagamento nelle prenotazioni lo verifichiamo insieme in fase di mappatura. Il modulo costerà 29 € al mese con 3 portali inclusi, 7 € al mese per ogni portale in più e 99 € di attivazione una tantum (IVA esclusa).

Domande frequenti

Perché la carta virtuale di Expedia viene rifiutata?

Il motivo più comune è che la carta non è ancora attiva: è utilizzabile da una data indicata nella prenotazione, di solito legata al check-in. Controlla anche di addebitare esattamente l'importo caricato, non di più.

Con Hotel Collect come pago le commissioni a Expedia?

Ricevi una fattura periodica, in genere mensile, con le commissioni sulle prenotazioni soggiornate. Prima della scadenza verifica in Partner Central che no-show e cancellazioni siano registrati correttamente.

Posso cambiare modello di pagamento?

Il modello dipende dal contratto e dalle impostazioni del tuo account. Se vuoi cambiarlo, parlane con il tuo referente di Expedia Group e valuta prima l'effetto sulla cassa e sull'organizzazione della reception.

Booking.com ha qualcosa di simile?

Sì, con Payments by Booking.com il portale incassa dal cliente e ti gira l'importo, anche con carte virtuali. Ne parliamo nell'articolo sulle commissioni di Booking.com. Se lavori anche con Agoda, leggi come gestisce i pagamenti e le carte virtuali.

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