Moduli del PMS per hotel: quali servono e come sceglierli

Un PMS moderno non è un unico blocco di funzioni. È una base (planning, prenotazioni, check-in, fatturazione, adempimenti) a cui aggiungi moduli: housekeeping, ristorante e bar, magazzino, SPA, revenue management, self check-in. La scelta giusta parte dai flussi reali della tua struttura, non dall’elenco più lungo. In questa guida trovi i moduli per categoria, a chi servono, cosa chiedere al fornitore e un esempio di costo mensile calcolato sui prezzi che pubblichiamo.

TL;DR

• Il nucleo è uguale per tutti: planning camere, prenotazioni, check-in/check-out, fatturazione, invio ad Alloggiati Web e ISTAT, imposta di soggiorno.
• I moduli operativi (housekeeping, magazzino, lavanderia) servono quando i reparti sono più di uno e la comunicazione passa ancora da telefono e fogli.
• I moduli di ricavo (ristorante e bar, SPA, eventi) hanno senso solo se quei servizi esistono e vuoi addebitarli in camera senza passaggi manuali.
• Revenue AI e totem sono i moduli che fanno la differenza su ricavi e tempi di check-in, soprattutto con personale ridotto.
• Paga solo ciò che usi: un PMS a moduli ti permette di partire leggero e aggiungere funzioni quando la struttura cresce.

Indice

• Cosa significa “modulo” in un gestionale alberghiero
• I moduli di base: quelli che servono a ogni struttura
• I moduli operativi: housekeeping, magazzino, lavanderia
• I moduli per i ricavi extra: ristorante, bar, SPA, eventi
• I moduli di automazione e intelligenza artificiale
• Quali moduli per quale struttura
• Come scegliere i moduli in 5 passi
• Quanto costa un PMS a moduli: un esempio concreto
• Gli errori più comuni nella scelta dei moduli
• Il nostro punto di vista
• Prova i moduli Hotellia sulla tua struttura
• Domande frequenti
• Fonti

Cosa significa “modulo” in un gestionale alberghiero

Un modulo è un insieme di funzioni dedicato a un reparto o a un processo. Il punto non è quanti moduli esistono, ma come parlano tra loro.

In un gestionale davvero integrato:

• la prenotazione arrivata da un portale compare subito nel planning;
• al check-out la camera passa in automatico allo stato “da pulire” per l’housekeeping;
• la cena al ristorante finisce sul conto della camera senza ricopiare nulla;
• i dati dell’ospite partono verso Alloggiati Web e ISTAT senza un secondo inserimento.

Se invece ogni modulo è un software separato collegato con plugin o esportazioni, ogni passaggio diventa un punto in cui si perdono dati o tempo. Per questo, quando valuti i moduli di un PMS, la prima domanda è: sono parte della stessa piattaforma o sono integrazioni esterne?

Se vuoi un ripasso sulle basi, abbiamo scritto una guida su cos’è un PMS per hotel e una panoramica sulle funzioni di un PMS moderno.

I moduli di base: quelli che servono a ogni struttura

Queste funzioni servono a un hotel di 10 camere come a uno di 150. Non sono opzionali, perché toccano vendita, cassa e obblighi di legge.

Planning camere e prenotazioni

È il cuore del PMS. Ti serve una vista chiara di disponibilità, arrivi, partenze e camere bloccate, con la possibilità di spostare una prenotazione con un trascinamento. Verifica che il planning gestisca tipologie di camera, tariffe diverse per canale e note sull’ospite.

Check-in e check-out

Il front office deve chiudere un check-in in pochi passaggi: dati ospite, documento, assegnazione camera, eventuale pagamento. Al check-out il conto deve già contenere tutti gli addebiti: camera, extra, ristorante, imposta di soggiorno. Un buon punto di partenza è raccogliere i dati prima dell’arrivo: trovi l’elenco in quali dati raccogliere nel pre check-in.

Alloggiati Web e ISTAT

Qui il PMS ti toglie un rischio concreto. L’invio delle schedine alloggiati è obbligatorio ai sensi dell’art. 109 del T.U.L.P.S. e del D.M. 7 gennaio 2013, entro 24 ore dall’arrivo, o entro 6 ore per i soggiorni sotto le 24 ore. Il portale è gratuito e accessibile con le credenziali rilasciate dalla Questura.

L’obbligo riguarda anche affittacamere e chi affitta appartamenti per periodi fino a 30 giorni, e chi non comunica rischia, secondo le FAQ della Polizia di Stato, un’ammenda fino a 206 € o l’arresto fino a 3 mesi. Un modulo che invia i dati in automatico al check-in elimina il problema dell’invio dimenticato a fine turno. Approfondisci tempi e procedure nella guida sull’invio delle schedine alloggiati.

Fatturazione e adempimenti fiscali

Il modulo di fatturazione deve emettere ricevute e fatture elettroniche, gestire acconti, caparre e conti separati. Deve anche calcolare l’imposta di soggiorno secondo le regole del tuo Comune (esenzioni, notti massime, tariffe per categoria). Trovi i dettagli operativi nella guida sulla fatturazione elettronica in hotel.

Channel manager

Se vendi su più portali OTA, il channel manager sincronizza disponibilità e tariffe ed evita l’overbooking. Deve leggere lo stesso inventario del planning, senza doppi aggiornamenti. Per capire come impostarlo con il portale più usato, leggi Booking.com e channel manager; qui trovi la pagina del nostro modulo channel manager.

I moduli operativi: housekeeping, magazzino, lavanderia

Sono i moduli che riducono telefonate, bigliettini e camere pronte “a voce”. Servono quando hai almeno due reparti che devono coordinarsi.

Housekeeping e manutenzione

La governante vede in tempo reale quali camere sono in partenza, in fermata o da ispezionare. Le cameriere ai piani aggiornano lo stato dallo smartphone e la reception sa subito quando una camera è pronta. Le segnalazioni di manutenzione (lampadina, rubinetto, climatizzatore) diventano ticket assegnati e tracciati, non promemoria persi.

Quando serve: dalla struttura con una sola persona alle pulizie fino al resort con più piani. Più camere giri ogni giorno, più il risparmio di tempo si vede.

Magazzino e food cost

Tiene traccia di scorte, carichi e scarichi, fornitori e costo delle ricette. Se hai un ristorante, il collegamento con il POS ti permette di scaricare gli ingredienti a ogni piatto venduto e di conoscere il margine reale. Trovi il modulo nella pagina gestione magazzino e lavanderia.

Lavanderia

Registra biancheria in uscita e in rientro, capi degli ospiti e costi. È utile soprattutto quando la lavanderia è esterna e vuoi controllare cosa ti viene fatturato.

I moduli per i ricavi extra: ristorante, bar, SPA, eventi

Questi moduli hanno senso solo se offri quei servizi. Il loro valore principale è uno: ogni consumo finisce sul conto giusto, senza ricopiature.

Ristorante e bar con POS integrato

Comande, tavoli, conti, addebito in camera e chiusura cassa. Il POS integrato riconosce l’ospite in casa e collega il consumo alla sua prenotazione, anche per mezza pensione e pensione completa. Se stai valutando questa parte, leggi la guida su come scegliere un POS alberghiero integrato e la pagina del POS per ristorante e bar.

Servizi e SPA

Agenda trattamenti, operatori, cabine, pacchetti e servizi extra (transfer, noleggi, escursioni). Il trattamento prenotato alle 17 compare sul conto della camera al check-out. Dettagli nella pagina gestione SPA e servizi.

Eventi e banchetti

Sale, allestimenti, menu, preventivi e blocchi camere per matrimoni, congressi o gruppi. Serve alle strutture che vendono spazi oltre alle camere.

I moduli di automazione e intelligenza artificiale

È qui che i PMS si differenziano di più. Sono anche i moduli che incidono direttamente su ricavi e tempi del front office.

Revenue management con AI

Un modulo di revenue AI aggiorna i prezzi in base a domanda, eventi locali e prezzi della concorrenza. Ti evita di vendere a tariffa bassa le notti in cui la città è piena per una fiera, o di restare vuoto con un prezzo fuori mercato. La domanda in Italia non è uniforme: secondo Istat, tra il 2015 e il 2025 Roma, Milano, Venezia e Firenze hanno portato la loro quota sul totale delle presenze al 17,2%. Chi lavora in queste città, o in località con forti picchi stagionali, ha più da guadagnare da un prezzo che segue la domanda giorno per giorno.

Scopri come funziona il nostro modulo Revenue AI per i prezzi dinamici.

Totem e self check-in

L’ospite fa il check-in da solo: identificazione, firma, pagamento, consegna della chiave. È la soluzione per gli arrivi notturni, per le strutture senza reception h24 e per le ore di punta in cui la fila si allunga. Vedi la pagina pre check-in e kiosk self-service.

Chatbot AI e messaggistica WhatsApp

Risponde alle domande ricorrenti degli ospiti (orari della colazione, parcheggio, Wi-Fi, late check-out) e supporta lo staff su più canali. La reception si libera dalle richieste ripetitive e si concentra sugli ospiti in sala. Dettagli sul chatbot AI per hotel.

Quali moduli per quale struttura

In Italia Istat conta 32.194 alberghi e 197.337 strutture extra-alberghiere: esigenze molto diverse. Questa tabella ti aiuta a orientarti.

Come scegliere i moduli in 5 passi

1. Disegna i tuoi flussi. Segui un ospite dalla prenotazione al check-out e annota ogni passaggio manuale: telefonata alle pulizie, conto del bar ricopiato, schedina inviata a fine turno. Ogni passaggio manuale è un candidato a diventare modulo.
2. Parti dagli obblighi. Alloggiati Web, ISTAT, imposta di soggiorno e fatturazione devono essere coperti dal primo giorno. Non sono funzioni da rimandare.
3. Verifica l’integrazione reale. Chiedi una demo con un caso concreto: prenota da un portale, fai il check-in, addebita una cena, chiudi il conto. Se servono esportazioni o plugin, mettilo nel conto dei costi nascosti.
4. Attiva per fasi. Inizia dal nucleo e dai moduli che risolvono il problema più urgente. Aggiungi gli altri quando lo staff ha preso confidenza.
5. Misura dopo 60-90 giorni. Guarda tempi di check-in, camere pronte prima, errori di fatturazione, ricavo medio per camera. Se un modulo non porta risultati, disattivalo: con un modello a moduli puoi farlo.

Per capire come si svolge l’avvio con noi, trovi tutte le fasi nella guida come funziona Hotellia.

Quanto costa un PMS a moduli: un esempio concreto

Con un modello a moduli paghi una base e i moduli che attivi, ciascuno con il proprio canone. Ecco le voci che pubblichiamo sulla nostra pagina prezzi:

Esempio: hotel di 20 camere con bar e personale ridotto la sera.

• Canone fisso: 30 €
• Quota camere: 20 × 2,00 € = 40 € fino a 20 × 4,50 € = 90 €
• Revenue AI: 25 €
• Housekeeping & Manutenzione Pro: 12 €
• Totem self check-in (1 totem): 25 €

Totale: da 132 € a 182 € al mese, in base alla quota per camera applicata alla tua configurazione. Se aggiungi il modulo Ristorante & Bar, sommi 29 € al mese. Il valore esatto lo verifichi sulla pagina prezzi prima di attivare.

Il confronto da fare non è solo con il prezzo di altri software, ma con il costo di ciò che oggi fai a mano: ore di reception spese a ricopiare dati, notti vendute sotto prezzo, consumi non addebitati.

Gli errori più comuni nella scelta dei moduli

• Comprare tutto subito. Moduli attivati ma non usati sono costi e confusione per lo staff.
• Trascurare la formazione. Il modulo housekeeping funziona solo se le cameriere ai piani aggiornano davvero lo stato delle camere.
• Sottovalutare la privacy. Il PMS raccoglie documenti e dati sensibili. Il Garante privacy ha ricordato che alberghi, B&B e affittacamere non possono conservare le copie dei documenti d’identità oltre il tempo necessario alla comunicazione in Questura. Se oggi il tuo staff scansiona i documenti e li lascia in una cartella condivisa, chiedi al tuo consulente privacy di rivedere la procedura. Il Garante ha anche avviato verifiche dopo furti di dati negli hotel: non è un rischio teorico. Per impostare bene la raccolta dati, leggi la nostra guida al registro ospiti.
• Accettare integrazioni fragili. Un modulo esterno che si scollega dopo un aggiornamento ti lascia senza dati proprio nei giorni di pieno.

Il nostro punto di vista

Lavoriamo ogni giorno con gestori che arrivano da sistemi frammentati: un software per il planning, uno per il ristorante, un foglio Excel per le pulizie, un portale aperto in un’altra scheda per le schedine. Il problema che ci raccontano non è la mancanza di funzioni, ma la comunicazione tra i reparti.

Per questo abbiamo costruito Hotellia come una piattaforma unica, con reception, housekeeping, ristorazione e fatturazione integrate senza plugin. I moduli si attivano quando servono, ma condividono gli stessi dati dal primo giorno. L’operatività resta fluida anche quando una persona del team è assente, perché le informazioni non stanno nella testa di qualcuno ma nel sistema.

Crediamo anche che l’intelligenza artificiale debba fare un lavoro preciso e misurabile. Il nostro algoritmo proprietario di revenue management aggiorna i prezzi considerando domanda, eventi e prezzi della concorrenza. L’assistente AI multicanale risponde a staff e ospiti. Il risultato che cerchiamo è semplice: meno tempo al check-in, una gestione centralizzata e più spazio per l’ospite.

— Ufficio

Prova i moduli Hotellia sulla tua struttura

Con Hotellia attivi il gestionale alberghiero e scegli i moduli che ti servono: Revenue AI, Ristorante & Bar, Housekeeping & Manutenzione Pro, Totem self check-in e gli altri. Paghi un abbonamento mensile o annuale, con un canone per ogni modulo attivato. Puoi iniziare con la prova gratuita e configurare la tua struttura prima di decidere.

Scopri i prezzi dei moduli →

Domande frequenti

Quali sono i moduli indispensabili di un PMS per hotel?

Planning camere e prenotazioni, check-in e check-out, fatturazione, invio ad Alloggiati Web e ISTAT, imposta di soggiorno. Se vendi sui portali OTA aggiungi il channel manager. Tutto il resto dipende dai servizi che offri e dalla dimensione del team.

Posso aggiungere o togliere moduli dopo l’attivazione?

Con un PMS modulare sì: è proprio il vantaggio di questo modello. In Hotellia ogni modulo ha un proprio canone, quindi puoi partire dal nucleo e attivare housekeeping, ristorante o Revenue AI quando ti servono.

Il PMS invia in automatico le schedine ad Alloggiati Web?

Un PMS integrato può inviare i dati raccolti al check-in senza un secondo inserimento. Hotellia gestisce l’invio automatico ad Alloggiati Web e ISTAT. La responsabilità di rispettare il termine di 24 ore resta comunque della struttura, quindi controlla sempre le ricevute di invio.

Un modulo di revenue AI serve anche a un piccolo hotel?

Sì, soprattutto se la tua zona ha eventi, fiere o stagionalità marcata. In una piccola struttura spesso nessuno ha il tempo di controllare ogni giorno domanda e prezzi della concorrenza: il modulo lo fa al posto tuo. Il nostro Revenue AI costa 25 € al mese.

Fonti

• Questura di Brescia, Alloggiati Web
• Questura di Cuneo, Alloggiati Web
• Polizia di Stato, F.A.Q. Alloggiati Web
• Istat, Dal Grand tour al turismo di massa
• Istat, Noi Italia 2025: turismo
• Garante privacy, conservazione dei documenti degli ospiti
• Garante privacy, furto di dati negli hotel

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