Invio schedine alloggiati: come farlo entro i termini di legge

Devi inviare le schedine tramite Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite, oppure entro 6 ore se il soggiorno dura meno di 24 ore. Usa esclusivamente il portale ufficiale della Polizia di Stato, scarica sempre la ricevuta di trasmissione e non conservare mai copie dei documenti d’identità: solo la ricevuta va archiviata, per cinque anni.

In breve:

È obbligatorio inviare le schedine entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite, o entro 6 ore per soggiorni inferiori a 24 ore, utilizzando esclusivamente il portale ufficiale della Polizia di Stato.

La responsabilità dell’invio spetta al titolare o al gestore della struttura, che può delegare formalmente il compito al personale di reception, garantendo una tracciabilità legale.

Si devono inserire dati precisi e corrispondenti ai documenti ufficiali, e scaricare immediatamente la ricevuta di trasmissione, archiviandola per cinque anni per eventuali controlli.

È necessario eliminare immediatamente le copie dei documenti d’identità dopo l’invio, conservando solo la ricevuta digitale, e formalizzare accordi software conforme al GDPR per la gestione automatica dei dati.

Un modulo gestionale automatizza l’invio delle schedine, riduce gli errori e permette di tenere traccia delle trasmissioni senza dipendere dal personale, migliorando la compliance e l’efficienza.

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Indice

Chi deve inviare le schedine e chi è responsabile
Scadenze e tempi da rispettare per l’invio
Dati obbligatori e casi particolari nella schedina
Come accedere al portale e migrare ai codici dispositivo
Inserimento online, file .txt e integrazione con il gestionale
Ricevute di trasmissione e verifica degli invii effettuati
Privacy e conservazione dei dati secondo il Garante
Checklist pratica per ridurre gli errori prima dell’invio
La nostra prospettiva su compliance e automazione
Un modulo dedicato per automatizzare l’invio delle schedine
Fonti
Domande frequenti

Chi deve inviare le schedine e chi è responsabile

L’obbligo riguarda praticamente ogni struttura che ospita persone dietro corrispettivo. Il titolare o il gestore è il responsabile legale dell’invio, ma può delegare il compito al personale di reception: la delega andrebbe formalizzata per iscritto, così da avere una traccia chiara in caso di controllo.

Alberghi, resort e residence con servizio di reception.
Bed & breakfast e affittacamere.
Case vacanza e appartamenti per affitti brevi.
Ostelli, campeggi e villaggi turistici.

Anche quando la compilazione può essere affidata a un collaboratore, ma la responsabilità resta in capo al gestore della struttura.

Scadenze e tempi da rispettare per l’invio

Il termine generale è di 24 ore dal momento dell’arrivo dell’ospite. Per i soggiorni inferiori alle 24 ore, come nel caso di check-in e check-out nella stessa giornata, l’invio va effettuato all’arrivo o comunque entro 6 ore. Chi arriva a notte fonda non è esonerato: la scadenza decorre comunque dal momento dell’ingresso in struttura.

Rispetta le 24 ore anche nei weekend e nei giorni festivi.
Per arrivi tardivi, pianifica un invio al mattino successivo entro la finestra utile.
In caso di più arrivi ravvicinati, dai priorità a chi si avvicina alla scadenza.

L’omesso o ritardato invio espone a sanzioni amministrative: automatizzare il processo riduce sensibilmente il rischio di dimenticanze.

Dati obbligatori e casi particolari nella schedina

Ogni schedina richiede cognome, nome, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero del documento, luogo di rilascio e durata della permanenza. Questi campi devono corrispondere esattamente al documento presentato, senza abbreviazioni improvvisate.

Cognome, nome e data di nascita come riportati sul documento.
Cittadinanza e comune (o stato estero) di nascita.
Tipo, numero e luogo di rilascio del documento d’identità.
Durata della permanenza prevista.

Per i gruppi familiari o comitive, una sola persona può essere indicata come “capofamiglia” o “capogruppo”, mentre gli altri componenti vengono collegati alla stessa schedina con dati anagrafici semplificati. Per gli ospiti stranieri, presta attenzione alla codifica dei comuni esteri prevista dal manuale utente Alloggiati Web: un codice comune errato è una delle cause più comuni di scarto del file.

Come accedere al portale e migrare ai codici dispositivo

L’accesso ad Alloggiati Web richiede un’abilitazione rilasciata dalla Questura territorialmente competente. La procedura aggiornata ha sostituito il vecchio certificato digitale con i codici dispositivo, più semplici da gestire per chi amministra più postazioni.

Invia la richiesta di abilitazione via PEC alla Questura, allegando un documento di riconoscimento valido.
Ricevi le credenziali iniziali e, al primo accesso, scarica i codici dispositivo secondo le indicazioni della Questura.
Sostituisci il certificato digitale con i nuovi codici su ogni postazione da cui accedi al portale.
Verifica l’accesso da un browser aggiornato prima di affidarti al sistema in produzione.

Un consiglio: conserva i codici dispositivo in un gestore password condiviso con lo staff autorizzato, non su un foglio in reception.

Inserimento online, file .txt e integrazione con il gestionale

Il portale offre due modalità di invio, entrambe descritte nel manuale utente. La scelta dipende dal volume di ospiti e dal grado di automazione della struttura.

Per l’inserimento online, apri la maschera dedicata e compila i campi ospite per ospite, utile per pochi arrivi al giorno.
Per l’invio massivo, prepara un file .txt seguendo il tracciato record fisso richiesto dal portale, poi caricalo nella sezione upload.
Attendi l’esito dell’elaborazione: il sistema segnala eventuali righe scartate per formato o dati mancanti.
Se la struttura usa un gestionale collegato via web service, verifica che generi e invii automaticamente il file nel formato corretto.

L’integrazione tra il gestionale alberghiero e il portale evita la doppia digitazione dei dati già raccolti al check-in, riducendo gli errori di trascrizione manuale.

Ricevute di trasmissione e verifica degli invii effettuati

Ogni invio andato a buon fine genera una ricevuta digitale firmata dalla Polizia di Stato, con un ID univoco, la data di invio e il numero di schedine trasmesse. Tale ricevuta resta scaricabile dal portale solo per 30 giorni.

Scarica ogni ricevuta il giorno stesso dell’invio e archiviala in modo organizzato.
Usa la funzione “Analisi invii” per controllare l’esito di ogni trasmissione e i dettagli di eventuali errori.
Se una schedina risulta scartata, correggi il dato segnalato e reinvia prima possibile.
Senza ricevuta scaricata entro i 30 giorni, la prova dell’invio diventa difficile da recuperare.

Privacy e conservazione dei dati secondo il Garante

Il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito che l’obbligo di comunicazione ai fini di pubblica sicurezza non autorizza a conservare copie o fotografie dei documenti d’identità degli ospiti. Dopo l’invio, quelle copie vanno cancellate o distrutte: l’unico documento da tenere è la ricevuta di trasmissione, per cinque anni.

Elimina foto o scansioni dei documenti subito dopo l’invio della schedina.
Conserva solo la ricevuta digitale, per il periodo previsto di cinque anni.
Se ti appoggi a un fornitore software, formalizza un accordo ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.
Forma il personale di reception su cosa si può conservare e cosa no.

Un consiglio: non raccogliere mai le foto dei documenti tramite WhatsApp o app di messaggistica personale: il Garante segnala esplicitamente questo rischio.

Checklist pratica per ridurre gli errori prima dell’invio

Un piccolo controllo prima di ogni invio evita la maggior parte degli scarti e dei ritardi.

Controlla che i dati inseriti corrispondano esattamente al documento presentato dall’ospite.
Valida il file .txt con un controllo del tracciato record prima di caricarlo sul portale.
Fai un invio di prova quando cambi gestionale o aggiorni il software di generazione file.
Scarica e archivia la ricevuta subito dopo ogni trasmissione riuscita.

Una procedura interna scritta, anche breve, aiuta chi sostituisce il receptionist titolare a non saltare passaggi. Per ridurre ulteriormente gli errori di raccolta dati, può essere utile rivedere quali informazioni raccogliere durante il pre check-in.

La nostra prospettiva su compliance e automazione

L’invio delle schedine viene spesso trattato come un adempimento burocratico secondario, ma è uno dei pochi obblighi normativi che espone il gestore a sanzioni dirette e immediate. Il vero rischio non è la scadenza in sé, quanto la dipendenza da un unico addetto che ricorda di farlo: la compliance solida nasce da processi ripetibili, non dalla buona memoria dello staff. Chi integra prenotazioni, check-in e invio ad Alloggiati Web in un unico flusso riduce drasticamente gli errori di trascrizione, che restano la causa più comune di scarto delle schedine.

— Ufficio

Un modulo dedicato per automatizzare l’invio delle schedine

Un modulo di software gestionale può generare e inviare automaticamente i dati degli ospiti ad Alloggiati Web a partire dalle informazioni già raccolte al check-in, senza dover reinserire manualmente ogni ospite nel portale.

Hotellia

Riduce gli errori di trascrizione perché i dati arrivano direttamente dalla prenotazione.
Tiene traccia delle ricevute di trasmissione all’interno del gestionale, senza dipendere dai 30 giorni di disponibilità sul portale.
Aiuta a rispettare le indicazioni del Garante evitando la conservazione non necessaria di copie dei documenti.

Se gestisci una struttura con più sedi o un volume di arrivi che rende difficile l’inserimento manuale quotidiano, puoi consultare la pagina prezzi di Hotellia per valutare quale piano si adatta meglio alla tua attività.

Fonti

Per verificare procedure e obblighi, fai riferimento al manuale utente Alloggiati Web della Polizia di Stato, alle FAQ ufficiali del portale e alle indicazioni del Garante privacy sui documenti d’identità. Questi documenti restano il riferimento più aggiornato per qualsiasi dubbio operativo.

Domande frequenti

Come inviare le schedine alloggiati?

Accedi ad Alloggiati Web con le tue credenziali abilitate dalla Questura, poi inserisci i dati ospite per ospite oppure carica un file .txt con il tracciato record richiesto. L’invio va completato entro 24 ore dall’arrivo, o entro 6 ore per soggiorni più brevi.

Cosa succede se non invio le schedine alloggiati?

L’omesso o ritardato invio espone il gestore a sanzioni amministrative previste dalla normativa di pubblica sicurezza. Automatizzare la generazione del file dal gestionale riduce il rischio di dimenticanze legate ai turni di reception.

Come posso inviare i dati degli alloggiati su Alloggiati Web?

Puoi usare l’inserimento online per pochi ospiti al giorno, oppure caricare un file .txt generato dal tuo gestionale per gli invii massivi. Dopo ogni trasmissione, scarica sempre la ricevuta digitale disponibile per 30 giorni sul portale.

Chi controlla le schedine alloggiate?

Le schedine vengono acquisite ed elaborate direttamente dai sistemi della Polizia di Stato tramite il portale Alloggiati Web. Il gestore può verificare l’esito di ogni invio con la funzione “Analisi invii”, che segnala eventuali errori o scarti da correggere.