Collegare Booking.com al gestionale: guida pratica per hotel

Per moltissimi albergatori italiani Booking.com è il primo portale che viene in mente, e spesso quello da cui arriva la quota più grande di prenotazioni online. È un'agenzia di viaggi online (OTA): mette in vetrina la tua struttura, il cliente prenota sul sito o sull'app e tu ricevi la prenotazione, pagando una commissione solo sui soggiorni prenotati.

Proprio perché pesa tanto, è anche il canale dove un errore costa di più: una tariffa non aggiornata o una camera venduta due volte si trasformano subito in una recensione negativa. Vediamo come funziona e come conviene gestirlo.

Cos'è Booking.com e chi lo usa

Booking.com è nata nel 1996 ad Amsterdam, dove ha ancora la sede, e fa parte di Booking Holdings, il gruppo quotato al Nasdaq che controlla anche Priceline, Agoda, KAYAK e OpenTable. Secondo il sito ufficiale il portale è disponibile in 43 lingue e raccoglie strutture di ogni tipo: hotel, bed and breakfast, appartamenti, case vacanza, agriturismi.

Per un hotel italiano è difficile farne a meno: è usato sia dagli italiani che viaggiano in Italia sia dagli stranieri che scelgono l'Italia come destinazione. Conta per l'hotel di città come per la struttura al mare o in montagna, e ha un peso notevole anche per le piccole strutture extralberghiere, che spesso non hanno un sito con prenotazione diretta.

Che tipo di viaggiatore porta

Il pubblico di Booking.com è molto ampio: coppie nel fine settimana, famiglie in vacanza, chi viaggia per lavoro, gruppi di amici. Molti prenotano da smartphone e fanno molta attenzione alla cancellazione gratuita: spesso bloccano una camera con una tariffa flessibile e confermano davvero il viaggio solo più avanti.

C'è poi il programma fedeltà Genius, riservato ai viaggiatori che hanno già completato soggiorni con Booking.com: sono clienti abituali, che conoscono bene il portale e cercano esplicitamente le strutture che offrono loro uno sconto o un vantaggio.

Consigli pratici per essere presenti bene su Booking.com

• Cura la scheda nell'Extranet. L'Extranet è il pannello in cui gestisci foto, descrizioni, camere, tariffe, politiche e recensioni. Compila tutti i servizi: i filtri di ricerca (parcheggio, colazione inclusa, animali ammessi) si basano su quelle informazioni.
• Foto vere e aggiornate. Mostra ogni tipologia di camera, il bagno, la colazione e gli spazi comuni. Il cliente confronta decine di strutture in pochi secondi: la prima foto conta moltissimo.
• Politiche chiare. Affianca a una tariffa flessibile una tariffa non rimborsabile più conveniente: chi è sicuro delle date la sceglie volentieri e ti riduce il rischio di cancellazioni.
• Valuta i programmi del portale. Genius prevede sconti per i viaggiatori fedeli; per aderire Booking.com chiede, tra l'altro, un punteggio medio delle recensioni di almeno 7,5. Il Preferred Partner Programme dà più visibilità in cambio di una commissione un po' più alta ed è riservato alle strutture con determinati requisiti di performance e di recensioni. Fai i conti prima di aderire.
• Rispondi alle recensioni. Anche a quelle negative, con calma e nel merito: chi legge dopo guarda come rispondi, non solo il voto.
• Usa l'app Pulse per rispondere ai messaggi degli ospiti quando non sei alla reception.

Come si collegherà al Channel Manager di Hotellia (in arrivo)

Il Channel Manager di Hotellia non è ancora disponibile, ma è in arrivo. Quando lo sarà, il collegamento con Booking.com funzionerà così:

• Disponibilità, prezzi e restrizioni (come soggiorno minimo e chiusure) partiranno in automatico da Hotellia verso Booking.com, senza doverli ricopiare nell'Extranet.
• Prenotazioni, modifiche e cancellazioni arriveranno direttamente nel planner di Hotellia, così la camera venduta su Booking.com risulta occupata anche per gli altri canali.
• Un unico calendario prezzi per tutti i portali, con la possibilità di impostare regole per portale, ad esempio un ricarico sulle tariffe di Booking.com.
• Mappatura con assistenza: collegheremo insieme le tue camere e i tuoi piani tariffari a quelli configurati su Booking.com. Quali restrizioni e opzioni supporta il collegamento lo verifichiamo insieme in fase di mappatura.

Ricorda che il contratto resta tra te e Booking.com: ti serve il tuo account attivo sull'Extranet e le commissioni restano quelle concordate con il portale, anche usando il channel manager. Il modulo costerà 29 € al mese con 3 portali inclusi, 7 € al mese per ogni portale in più e 99 € di attivazione una tantum (IVA esclusa).

Domande frequenti

Quanto costa essere su Booking.com?

L'iscrizione non prevede un canone: paghi una commissione sulle prenotazioni. Le commissioni sono definite nel contratto con il portale e possono aumentare se aderisci a programmi di visibilità come il Preferred Partner Programme.

Posso continuare a usare l'Extranet dopo il collegamento?

Sì: l'Extranet resta il posto dove gestire foto, descrizioni, recensioni e programmi come Genius. Con il channel manager smetterai di inserire lì a mano prezzi e disponibilità, che arriveranno da Hotellia. Per evitare conflitti, conviene modificare tariffe e disponibilità solo da un punto.

Le tariffe Genius vanno gestite a parte?

Gli sconti Genius si configurano nell'Extranet e si applicano sulle tariffe che ricevi dal channel manager. In fase di mappatura verifichiamo insieme come sono impostati i tuoi piani tariffari, per evitare sconti applicati due volte.

Conviene essere anche su altri portali?

Dipende dalla tua clientela. Molti hotel affiancano a Booking.com anche Expedia per il pubblico internazionale e, per le strutture adatte, Airbnb. Con un calendario unico, aggiungere un canale non significa aggiungere lavoro manuale.

Il Channel Manager di Hotellia è in arrivo. Se vuoi essere tra i primi ad attivarlo, iscriviti alla lista d'attesa: ti avviseremo appena sarà pronto e prepareremo insieme la mappatura delle tue camere.