Tariffe aziendali con HRS: come prepararle, come prezzarle, cosa si aspetta chi viaggia per lavoro

Un'azienda che manda i propri tecnici nella tua città dieci volte all'anno non cerca l'offerta del giorno: vuole un prezzo fisso, condizioni chiare e una fattura giusta al primo colpo. Se glielo dai, quelle notti tornano ogni anno, spesso dal lunedì al giovedì, cioè proprio quando il turismo leisure ti lascia camere vuote.

HRS vive di questo mercato. Oltre al sito per i singoli viaggiatori, lavora con le aziende che organizzano le trasferte dei dipendenti e che scelgono gli hotel tramite gare e accordi annuali. Nella guida a HRS abbiamo visto chi è e che pubblico porta; qui entriamo nel dettaglio di come si costruisce e si prezza una tariffa aziendale.

Tariffa pubblica, tariffa business, tariffa negoziata

Quando si parla di clientela d'affari su HRS conviene distinguere tre livelli, perché hanno logiche diverse.

• Tariffa pubblica. È il prezzo che chiunque vede e prenota. Segue la domanda: sale durante le fiere, scende nei periodi morti.
• Tariffa business del portale. Sul sito rivolto ai viaggiatori HRS mette in evidenza tariffe riservate agli utenti registrati e la cancellazione gratuita fino alle 18 del giorno di arrivo presso la maggior parte degli hotel. Le condizioni esatte che applichi tu sono quelle del tuo contratto.
• Tariffa negoziata con un'azienda. È il cuore del business travel: un prezzo concordato con un singolo cliente aziendale, valido di norma per un anno, visibile solo ai suoi dipendenti. HRS spiega agli hotel partner che le aziende assegnano questi accordi con gare annuali, le cosiddette RFP (richieste di offerta), valutando prezzo, qualità, soddisfazione degli ospiti e sostenibilità.

La pagina di HRS dedicata agli hotel parla di oltre 3.000 programmi di viaggio aziendali collegati alla piattaforma. È un dato riferito all'intera piattaforma: per te conta capire se tra le aziende che mandano persone nella tua zona ce n'è qualcuna che lavora con HRS.

Come funziona una gara aziendale (RFP)

Il calendario delle gare è in genere concentrato negli ultimi mesi dell'anno, per accordi che partono con l'anno nuovo, ma dipende dalla singola azienda. Il meccanismo tipico è questo.

1. Invito. L'azienda, direttamente o tramite la piattaforma, invita gli hotel delle località in cui ha bisogno di camere.
2. Questionario. Ti vengono chiesti prezzi per tipologia di camera, cosa è incluso, condizioni di cancellazione, servizi, dati su sicurezza e sostenibilità.
3. Valutazione. L'azienda confronta le risposte, a volte chiede un secondo giro di prezzi, e seleziona uno o più hotel per città.
4. Caricamento e controllo. La tariffa concordata va caricata e resa prenotabile per tutto il periodo. HRS elenca tra i requisiti per gli hotel partner la disponibilità in tempo reale delle tariffe negoziate e il monitoraggio della parità tariffaria.

L'ultimo punto è quello che fa perdere più contratti: se l'azienda scopre che su un altro canale la tua camera costa meno del prezzo concordato, o che la tariffa negoziata risulta chiusa nelle date in cui serve, alla gara successiva difficilmente ti riconferma.

Cosa si aspetta chi viaggia per lavoro

La tariffa aziendale non è solo un numero: dentro ci sono servizi che il viaggiatore dà per scontati. HRS, nei suoi consigli ai viaggiatori d'affari tedeschi, cita tra le cose da valutare colazione, Wi-Fi stabile, parcheggio sicuro per chi arriva in auto e cancellazione flessibile. Traducendo in pratica:

• Fattura corretta. Ragione sociale, indirizzo di fatturazione, periodo del soggiorno, dettaglio di pernottamenti ed extra, dati fiscali. HRS indica anche l'accettazione delle carte di credito virtuali e una fatturazione pronta per la fattura elettronica tra i requisiti per lavorare con i programmi aziendali: organizza la reception perché sappia gestirle.
• Wi-Fi che funziona davvero in camera, non solo nella hall, e una scrivania utilizzabile.
• Colazione presto. Chi ha un appuntamento alle 8 in un'azienda a venti minuti di strada apprezza una colazione dalle 6:30, o almeno una soluzione da asporto.
• Arrivo tardivo. Voli e treni serali sono la norma: spiega chiaramente come si fa il check-in dopo la chiusura della reception.
• Cancellazione flessibile. Le riunioni si spostano. Una tariffa aziendale rigida è difficile da far accettare.
• Parcheggio, se sei fuori dal centro o vicino a una zona industriale.

Come prezzare una tariffa aziendale

Il prezzo negoziato deve reggere per mesi, quindi va costruito guardando l'intero anno e non la settimana.

Parti dai dati che hai

Guarda le presenze infrasettimanali dell'anno precedente: quante notti hai venduto dal lunedì al giovedì, a che prezzo medio, e in quali periodi hai lasciato camere vuote. La tariffa aziendale serve a riempire quei vuoti, non a svendere le notti che vendi già bene.

Sconto fisso o sconto percentuale

Le due formule più comuni sono un prezzo fisso per tutto l'anno oppure uno sconto percentuale sulla tariffa pubblica del giorno. Il prezzo fisso è più semplice per l'azienda ma ti espone nelle settimane di alta domanda; lo sconto percentuale segue il mercato ma è meno prevedibile per il cliente. Una via di mezzo è il prezzo fisso con date escluse, per esempio le fiere principali, da concordare e scrivere nell'accordo.

Un esempio ipotetico

Ipotizziamo una camera doppia uso singola con tariffa pubblica media infrasettimanale di 120 € e un'azienda che può portarti 150 notti all'anno. Se proponi 102 € con colazione inclusa (colazione che ti costa, ipotizziamo, 8 €), il ricavo netto per notte al lordo della commissione è 94 €. Su 150 notti fanno 14.100 €: la domanda da farti è quante di quelle notti avresti venduto comunque a 120 € e quante sarebbero rimaste vuote. Se la maggior parte sono notti che oggi resterebbero invendute, l'accordo ha senso anche con uno sconto importante.

Tieni conto della commissione

Le commissioni di HRS sono definite nel tuo contratto e possono variare in base al tipo di accordo: inseriscile nel calcolo prima di rispondere alla gara, non dopo.

Tariffe aziendali e Channel Manager di Hotellia (in arrivo)

Una tariffa negoziata è un impegno: deve restare aperta e coerente con i prezzi pubblici per tutto l'anno. Quando il Channel Manager di Hotellia sarà disponibile, potrai gestire disponibilità, prezzi e restrizioni di HRS dallo stesso calendario prezzi degli altri portali, così la tariffa pubblica non scenderà per errore sotto quella concordata su un canale che hai dimenticato di aggiornare. Potrai anche impostare regole di prezzo per portale, per esempio un ricarico specifico su HRS.

Le prenotazioni, le modifiche e le cancellazioni arriveranno nel planner di Hotellia, insieme a quelle degli altri canali. Come vengono rappresentate su HRS le tariffe negoziate con le singole aziende lo verifichiamo insieme in fase di mappatura. Il modulo costerà 29 € al mese con 3 portali inclusi (7 € al mese per ogni portale in più) e 99 € di attivazione una tantum, IVA esclusa; le commissioni di HRS restano quelle del tuo contratto.

Domande frequenti

Serve essere un hotel di catena per partecipare alle gare aziendali?

No. Le aziende cercano hotel dove servono ai loro dipendenti, e spesso in città di provincia o vicino ai distretti produttivi le strutture indipendenti sono le uniche disponibili. Conta rispondere in modo completo e rispettare le condizioni promesse.

Posso includere la colazione nella tariffa aziendale?

Sì, ed è una delle richieste più frequenti. Scrivi chiaramente cosa comprende la tariffa, così non ci sono discussioni in fattura.

Cosa succede se durante una fiera ho la camera piena?

Dipende da cosa hai firmato. Per questo è importante concordare prima eventuali date escluse o un numero massimo di camere a tariffa negoziata per notte.

Le tariffe aziendali valgono anche per i viaggiatori tedeschi che prenotano da soli?

No, la tariffa negoziata è riservata ai dipendenti dell'azienda. Per il viaggiatore d'affari che prenota in autonomia valgono le altre tariffe: ne parliamo nell'articolo su HRS e i viaggiatori di Germania, Austria e Svizzera. Se ti interessano anche le trasferte da mercati lontani, leggi Yatra e i viaggi aziendali dall'India.

Se lavori con aziende e vuoi tenere tariffe negoziate e prezzi pubblici sotto controllo da un unico calendario, dai un'occhiata al Channel Manager di Hotellia e iscriviti alla lista d'attesa: ti avviseremo appena sarà disponibile.