HRS e hotel italiani: come intercettare i viaggi d'affari

HRS è un nome che chi lavora con la clientela d'affari conosce bene, soprattutto se ha ospiti tedeschi, austriaci o svizzeri. Non è un portale pensato per le vacanze: nasce e cresce attorno ai viaggi di lavoro, alle aziende che vogliono controllare dove dormono i propri dipendenti e ai responsabili viaggi che negoziano tariffe con gli hotel.

Per un albergo italiano in città, vicino a un polo fieristico, a una zona industriale o a un aeroporto, HRS può essere un canale che porta presenze infrasettimanali, cioè proprio le notti che il turismo leisure lascia spesso scoperte.

Cos'è HRS e chi lo usa

Secondo il sito ufficiale, HRS nasce nel 1972 a Colonia come servizio di prenotazione e nel 1995 lancia quello che l'azienda definisce il primo portale di prenotazione alberghiera online al mondo. Oggi si presenta come una piattaforma per i viaggi d'affari: offre alle grandi aziende strumenti per gestire alloggi, riunioni e pagamenti, mentre il sito HRS.de è rivolto in particolare a piccole e medie imprese e viaggiatori di Germania, Austria e Svizzera.

Sulla pagina dedicata agli hotel, HRS dichiara di collegare le strutture a oltre 3.000 programmi di viaggio aziendali, per circa 180 milioni di notti all'anno gestite tramite gare e accordi. Sono numeri riferiti all'intera piattaforma, non a una singola struttura, ma spiegano il modello: HRS non vende soltanto camere al pubblico, ma porta l'hotel dentro i programmi viaggi delle aziende.

Per un hotel italiano conta soprattutto se lavori già, o vuoi lavorare, con aziende estere: tipicamente hotel business e congressuali, strutture di catena o indipendenti in città d'affari come Milano, Bologna, Torino, Verona o nelle aree dei distretti produttivi.

Che tipo di viaggiatore porta

Il cliente tipico di HRS è chi viaggia per lavoro: tecnici, commerciali, manager, partecipanti a fiere e riunioni. Soggiorni brevi, spesso da lunedì a giovedì, prenotati con poco anticipo e a volte modificati all'ultimo momento. Sul sito rivolto ai viaggiatori HRS mette in evidenza la cancellazione gratuita fino alle 18 del giorno di arrivo presso la maggior parte degli hotel: significa che devi mettere in conto cancellazioni tardive e organizzare la tua politica di overbooking con prudenza.

Dietro il viaggiatore c'è spesso un'azienda con un proprio responsabile viaggi, che guarda a sicurezza, fatturazione, rispetto della tariffa concordata e dati sulla sostenibilità più che alla foto della piscina.

Consigli pratici per essere presenti bene

• Prepara la struttura per le richieste aziendali. HRS indica tra i requisiti per gli hotel partner il rispetto degli standard di sicurezza e protezione dei dati richiesti dalle aziende, la coerenza delle tariffe, l'accettazione delle carte di credito virtuali e una fatturazione elettronica conforme alle norme locali. Verifica con il tuo commercialista e con la reception come gestire le carte virtuali e l'intestazione delle fatture.
• Cura le informazioni pratiche. Wi-Fi, scrivania in camera, orari della colazione (anche anticipata), parcheggio, distanza da fiera, stazione e aeroporto, sale riunioni: sono i dettagli che fanno scegliere un hotel per lavoro.
• Tieni sotto controllo la parità tariffaria. Se hai tariffe negoziate con aziende, evita che la tariffa pubblica su altri canali scenda sotto quella concordata: è uno dei motivi più frequenti di attrito con i clienti aziendali.
• Partecipa alle gare aziendali. HRS spiega che gli hotel partner possono partecipare alle gare annuali (RFP) delle aziende e ottenere accordi tariffari di lungo periodo. Prepara per tempo tariffe, condizioni e servizi inclusi.
• Condividi i dati sulla sostenibilità. HRS invita gli hotel a caricare dati verificabili sulla sostenibilità tramite la sua piattaforma Green Stay, perché le aziende li usano nelle gare.

Le commissioni e le condizioni economiche sono definite nel contratto con HRS: chiedile in fase di iscrizione, che avviene tramite il modulo per diventare hotel partner sul sito HRS.

Come si collegherà al Channel Manager di Hotellia (in arrivo)

Gli hotel collegati direttamente a HRS gestiscono informazioni, tariffe e disponibilità dal portale dedicato agli hotel. Quando il Channel Manager di Hotellia sarà disponibile, potrai invece aggiornare disponibilità, prezzi e restrizioni (per esempio soggiorno minimo o chiusure) da Hotellia e inviarli in automatico a HRS, insieme agli altri portali, da un unico calendario prezzi.

Le prenotazioni, le modifiche e le cancellazioni arriveranno direttamente nel planner di Hotellia: con una clientela che cancella spesso nel giorno di arrivo, avere la disponibilità riallineata subito su tutti i canali è ciò che evita di perdere la camera liberata. Potrai anche impostare regole di prezzo per portale, per esempio un ricarico specifico per HRS.

La mappatura di camere e piani tariffari la faremo insieme, con la nostra assistenza. Quali restrizioni e opzioni supporta il collegamento lo verifichiamo insieme in fase di mappatura. Ricorda che devi avere già il tuo contratto e il tuo account come hotel partner HRS: il channel manager collega i sistemi, ma il rapporto commerciale e le commissioni restano quelli concordati con HRS.

Domande frequenti

HRS ha senso per un hotel leisure al mare o in montagna?

Di solito poco. HRS è costruito attorno ai viaggi di lavoro: rende di più per hotel in città, vicino a fiere, aziende e snodi di trasporto. Per il turismo leisure tedesco può essere più utile valutare anche CHECK24 o Booking.com.

Le tariffe aziendali negoziate passeranno dal channel manager?

Il Channel Manager di Hotellia sincronizzerà i piani tariffari che mapperemo insieme. Come vengono gestite su HRS le tariffe negoziate con singole aziende lo verifichiamo in fase di mappatura, caso per caso.

Devo accettare le carte di credito virtuali?

HRS indica l'accettazione delle carte virtuali tra i requisiti per lavorare con i programmi aziendali. È una scelta da fare con il tuo contratto HRS e con il tuo sistema di pagamento.

Quanto costa essere su HRS?

Le commissioni sono definite nel contratto con il portale. Usare il channel manager non le modifica.

Il Channel Manager di Hotellia è in arrivo: se vuoi essere tra i primi a provarlo e a collegare HRS, iscriviti alla lista d'attesa. Ti avviseremo appena sarà disponibile e ti accompagneremo nella mappatura di camere e tariffe.