Pagamenti su Agoda: prepagato, Property Collect e carte virtuali spiegati all'albergatore

Una prenotazione Agoda arriva, l'ospite parte soddisfatto e poi, a fine mese, qualcosa non torna: un importo che non trovi in banca, una carta virtuale scaduta, una commissione trattenuta da una prenotazione che non c'entra. Con Agoda i soldi possono seguire strade diverse a seconda del modello di pagamento, e se non le conosci rischi di lasciare incassi per strada.

In questo articolo mettiamo in fila i due modelli principali, i metodi con cui Agoda ti paga, cosa succede con fatture e commissioni e quali controlli conviene fare alla reception. Le regole citate vengono dal Partner Hub di Agoda: le condizioni del tuo contratto restano comunque il riferimento finale.

Due modelli: prepagato da Agoda o pagamento in struttura

Prenotazioni pagate ad Agoda

Nel modello prepagato è Agoda a incassare dal cliente al momento della prenotazione. Trattiene la propria commissione e ti riconosce il resto, secondo le modalità che vediamo più sotto. L'ospite quindi arriva con il soggiorno già pagato (salvo extra e tassa di soggiorno, da controllare nei dettagli della prenotazione) e tu non devi chiedergli nulla per la camera.

Un esempio ipotetico: camera venduta a 100 €, commissione contrattuale del 18%. Agoda incassa 100 € dal cliente e a te arrivano 82 €. Le percentuali reali dipendono dal tuo contratto e dagli eventuali programmi di visibilità attivati.

Property Collect: l'ospite paga in hotel

Con il Property Collect l'ospite paga direttamente a te all'arrivo e lascia i dati della carta solo come garanzia. Qui ci sono alcune regole da conoscere bene:

• Niente addebiti prima dell'arrivo: è una prenotazione con pagamento in struttura, quindi la carta non va addebitata in anticipo per il soggiorno.
• Verifica della carta una sola volta: dal Partner Portal puoi controllarne la validità una volta per prenotazione, dalla conferma fino al giorno del check-in. Se la verifica fallisce puoi chiedere all'ospite una nuova carta, e lui ha un tempo limitato per rispondere.
• Visualizzazione limitata dei dati: i dati della carta si possono vedere poche volte e solo in una finestra vicina al check-in (o dopo una cancellazione), con accesso protetto da codice via SMS. Il codice CVV non viene mostrato.
• Attenzione alle penali: secondo il Partner Hub, se visualizzi i dati della carta diventi tu responsabile di incassare eventuali penali di cancellazione. Guardali solo quando ti servono davvero.

E la commissione sulle prenotazioni Property Collect? Agoda la compensa trattenendola dagli importi delle prenotazioni prepagate che ti deve, e mette a disposizione nell'area Finance un estratto con l'elenco delle prenotazioni, l'importo pagato dall'ospite e la commissione dedotta.

Come ti paga Agoda: carte virtuali, E-Card e bonifico

Per le prenotazioni prepagate gli incassi (i "payout") arrivano con metodi diversi. Quello disponibile per te dipende dal tipo di struttura, dal mercato e dalla valuta.

UPC, la carta virtuale per singola prenotazione

La UPC (Unique Payment Card) è una carta di credito virtuale Mastercard emessa per una singola prenotazione. La addebiti con il tuo POS come una normale carta. Punti da ricordare:

• i dati diventano visibili solo quando sulla carta è stato caricato l'importo addebitabile;
• a seconda dei termini, la puoi addebitare il giorno della partenza o dal giorno dopo il check-in;
• le commissioni della transazione sul POS sono a carico della struttura;
• dopo troppi tentativi falliti scatta un blocco di sicurezza temporaneo: meglio controllare importo e dati prima di riprovare;
• se non addebiti entro 150 giorni dal check-out, l'importo non è più disponibile.

UPC su ePass e Agoda E-Card

In alternativa puoi raggruppare più prenotazioni in un unico pagamento, con una carta virtuale generata al momento (UPC su ePass) o con una carta fisica fornita da Agoda (E-Card). Nel caso della carta generata su ePass va addebitata entro 24 ore dall'emissione. Secondo il Partner Hub, queste carte non funzionano con i POS che richiedono l'autenticazione 3D Secure: chiedi alla tua banca come è configurato il tuo terminale prima di sceglierle.

Bonifico

Il bonifico non è disponibile in tutti i mercati e valute. Dove c'è, il payout si può richiedere circa 30 giorni dopo la partenza dell'ospite e l'accredito arriva in qualche giorno lavorativo. È il metodo più comodo per la contabilità, ma più lento.

Fatture e contabilità: chi emette cosa

Qui nascono molti dubbi. Il Partner Hub è chiaro: Agoda non emette fattura all'ospite per il soggiorno. Il documento fiscale per il cliente lo emetti tu, e l'importo di riferimento è il prezzo di vendita pagato dall'ospite, non la cifra netta che ricevi. Tornando all'esempio: fattura o ricevuta all'ospite per 100 €, anche se sul conto ti arrivano 82 €.

Per le commissioni, Agoda ti mette a disposizione i propri estratti conto nell'area Finance del Partner Portal. Agoda è una società estera: confrontati con il tuo commercialista su come registrare le commissioni e su come riconciliare payout, trattenute e compensazioni del Property Collect.

Cosa controllare al check-in

1. Modello di pagamento: prenotazione prepagata o Property Collect? È la prima domanda, prima ancora del documento d'identità.
2. Importo incluso: cosa copre il prepagato (colazione, numero di ospiti, letti aggiuntivi) e cosa resta da pagare, a partire dalla tassa di soggiorno.
3. Nome e numero di ospiti: devono corrispondere alla prenotazione, anche per la registrazione obbligatoria degli alloggiati.
4. Carta virtuale: annota in scheda quando potrai addebitare la UPC, così nessuno se ne dimentica.
5. Property Collect: incassa il soggiorno in struttura secondo i termini della tariffa; se la carta di garanzia non era valida, chiedi subito un altro metodo di pagamento.

Pagamenti Agoda e Channel Manager di Hotellia

Il Channel Manager di Hotellia è in arrivo. Quando sarà attivo, le prenotazioni Agoda, con modifiche e cancellazioni, arriveranno direttamente nel planner di Hotellia insieme a quelle degli altri canali, mentre disponibilità, prezzi e restrizioni partiranno da un unico calendario. Quali dettagli della prenotazione vengono trasmessi dal collegamento lo verifichiamo insieme in fase di mappatura.

Addebito delle carte virtuali, payout e rendiconti resteranno invece sul Partner Portal di Agoda: il channel manager non incassa né gestisce pagamenti. Il vantaggio è avere tutte le prenotazioni in un solo posto, così è più facile incrociarle con gli estratti di Agoda. Il modulo costerà 29 € al mese con 3 portali inclusi, 7 € al mese per ogni portale aggiuntivo e 99 € di attivazione una tantum, IVA esclusa; le commissioni di Agoda non cambiano.

Per il quadro generale del portale leggi la guida ad Agoda per hotel italiani; per le promozioni che incidono sul netto trovi un approfondimento su YCS, promozioni e programmi di visibilità. Se lavori anche con Expedia, confronta con le differenze tra Expedia Collect e Hotel Collect.

Domande frequenti

Posso addebitare la carta virtuale Agoda il giorno della prenotazione?

No. I dati della UPC diventano visibili solo quando l'importo è stato caricato, e l'addebito è previsto dal giorno della partenza o dal giorno dopo il check-in, a seconda dei termini.

Cosa succede se dimentico di addebitare una carta virtuale?

Hai un margine ampio, ma non infinito: secondo il Partner Hub, dopo 150 giorni dal check-out l'importo non è più incassabile. Un controllo mensile delle carte non ancora addebitate evita perdite.

Chi fa la fattura all'ospite per una prenotazione prepagata su Agoda?

La struttura. Agoda non fattura il soggiorno al cliente; il documento va emesso sul prezzo di vendita pagato dall'ospite.

Il POS della mia banca va bene per le carte Agoda?

Per la UPC singola in genere sì. Per E-Card e UPC su ePass verifica che il terminale non richieda l'autenticazione 3D Secure, che secondo Agoda non è supportata.

Vuoi arrivare pronto quando collegheremo Agoda? Scopri il Channel Manager di Hotellia e iscriviti alla lista d'attesa: ti contatteremo per preparare la mappatura prima dell'attivazione.