Commerciale · Preventivi, gruppi e agenzie
Preventivi, gruppi e agenzie: dalla richiesta alla prenotazione, senza ricopiare
Prepari un preventivo con fino a quattro opzioni, lo invii e l'ospite ne accetta una da una pagina online: la prenotazione nasce da sola, con pagamento o garanzia sul conto Stripe dell'hotel se lo chiedi. I gruppi hanno capogruppo, rooming list e acconti; le agenzie i loro contratti di allotment, con il release che rimette in vendita l'invenduto.
In pratica
Come lavora Preventivi, gruppi e agenzie nella giornata dell'hotel.
Per hotel che ricevono richieste di preventivo, lavorano con gruppi, matrimoni ed eventi, o hanno contratti con agenzie e tour operator.
Una richiesta per una settimana ad agosto, due adulti e un bambino: prepari un preventivo con fino a quattro opzioni alternative, per tipologia, trattamento, date e ospiti. Il prezzo è calcolato dalle tue tariffe e puoi cambiarlo. L'email, in italiano o in inglese, porta l'ospite a una pagina con le opzioni; lui ne accetta una e la prenotazione nasce da sola, dopo aver ricontrollato la disponibilità. Se lo chiedi, paga un acconto, il totale o lascia la carta a garanzia sul conto Stripe dell'hotel.
Mentre il preventivo aspetta una risposta puoi tenere bloccata una camera per ogni opzione, fino a una data: quella camera non si vende né sul sito né sui portali. Alla scadenza il blocco si rilascia da solo e l'ospite riceve un promemoria prima che il preventivo scada. Vedi se è stato inviato, visto, accettato, rifiutato o scaduto.
I gruppi raccolgono più prenotazioni, una per camera, con capogruppo e rooming list, fatturazione unica o per camera, acconti e un colore nel planner. Le agenzie e i tour operator hanno i loro contratti di allotment: camere riservate per tipologia e notte a una tariffa di contratto, modificabili giorno per giorno. Finché una notte non va in release, le camere non usate dall'agenzia non si vendono sugli altri canali; al release tornano in vendita da sole.
Perché sceglierlo
Cosa cambia dal primo giorno.
Preventivi con opzioni e accettazione online, gruppi con rooming list, agenzie e allotment con release
Fino a 4 opzioni
Tipologie, trattamenti, date o ospiti diversi nello stesso preventivo, con il prezzo calcolato dalle tariffe.
Accettazione online
L'ospite sceglie l'opzione da una pagina online e la prenotazione nasce da sola, con la disponibilità ricontrollata.
Pagamento sul conto dell'hotel
Acconto, totale o carta a garanzia su Stripe della struttura, se lo richiedi nel preventivo.
Camere tenute bloccate
Una camera per opzione fino alla data che scegli, fuori vendita sul sito e sui portali.
Gruppi e rooming list
Capogruppo, membri, camere, acconti e fatturazione unica o per camera.
Agenzie e allotment
Contratti per tipologia e notte a tariffa di contratto, con il release che rimette in vendita l'invenduto.
Passo per passo
Dall'apertura del modulo al lavoro fatto.
Prepari e invii
Crei il preventivo con le opzioni, scegli se tenere le camere bloccate e se chiedere un pagamento, e lo invii via email.
L'ospite sceglie
Apre la pagina, confronta le opzioni e ne accetta una, pagando online se previsto. Oppure la rifiuta.
Nasce la prenotazione
La prenotazione compare nel planner, il blocco delle altre opzioni si libera e tu vedi il preventivo accettato.
Funzionalità
Tutto quello che fa Preventivi, gruppi e agenzie.
Ogni funzione è integrata con il resto di Hotellia: niente plugin, niente connettori fragili, un solo archivio ospiti.
Preventivi con opzioni
Fino a 4 opzioni con tipologia, trattamento, date, ospiti e prezzo calcolato e modificabile; duplichi un preventivo in un clic.
Pagina pubblica in italiano e inglese
L'ospite vede le opzioni e le accetta o rifiuta da un link personale.
Pagamento online
Nessun pagamento, acconto, pagamento totale o carta a garanzia, sul conto Stripe dell'hotel.
Stati e promemoria
Bozza, inviato, visto, accettato, rifiutato, scaduto; promemoria all'ospite e rilascio dei blocchi alla scadenza.
Gruppi
Più prenotazioni in un gruppo, con capogruppo, stato e colore nel planner; ogni camera resta una prenotazione normale.
Rooming list
Membri del gruppo camera per camera, anche da un modello da compilare, con i dati che servono al check-in e alle schedine.
Acconti e fatturazione del gruppo
Pagamenti di gruppo e fatturazione unica o per camera.
Agenzie e tour operator
Anagrafica delle agenzie e prenotazioni collegate all'agenzia.
Allotment con release
Camere riservate per tipologia e notte a tariffa di contratto, modificabili giorno per giorno; ogni giorno il release rimette in vendita l'invenduto.
Situazioni reali
Quando Preventivi, gruppi e agenzie ti salva la giornata.
Richiesta per una settimana ad agosto
Mandi tre opzioni: doppia in mezza pensione, junior suite con colazione, doppia con date spostate. L'ospite accetta la seconda e paga l'acconto: la prenotazione è già nel planner.
Un matrimonio con 18 camere
Crei il gruppo con il capogruppo, carichi la rooming list e registri l'acconto. Nel planner le camere del gruppo hanno lo stesso colore.
Un tour operator con 10 camere a giugno
Il contratto riserva 10 doppie a notte con release a 21 giorni. Le camere non usate tornano in vendita da sole 21 giorni prima di ogni notte.
Collegamenti
Parla con il resto di Hotellia.
I dati passano da un modulo all'altro da soli: niente doppio inserimento, niente fogli da ricopiare.
Domande frequenti
Quello che ci chiedono più spesso.
Non trovi la risposta? Scrivici a ufficiotecnico@ingenia.cloud.
Quanto costa?
L'ospite deve pagare online?
Cosa succede se la camera nel frattempo si è occupata?
Come funziona il release dell'allotment?
Prova Preventivi, gruppi e agenzie nel tuo hotel.
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