Ospiti e messaggi · Concierge WhatsApp · In arrivo
Il concierge dell'hotel, dentro WhatsApp
Durante il soggiorno l'ospite scrive su WhatsApp e il concierge risponde subito con pulsanti e liste: orario della colazione, password del Wi-Fi, un tavolo per stasera, un massaggio con addebito in camera, un guasto da segnalare con una foto. Tutto finisce nella posta Messaggi, dove la reception vede ogni conversazione e interviene quando serve.
In pratica
Come lavorerà il modulo Messaggi & WhatsApp nella giornata dell'hotel.
Per hotel e resort che ricevono molte domande ripetute durante il soggiorno, con ristorante, SPA o servizi da prenotare, e per strutture dove la reception non è sempre al banco.
Gli ospiti scrivono già su WhatsApp: per chiedere a che ora è la colazione, se c'è posto al ristorante, come si arriva in spiaggia. Con il Concierge WhatsApp a queste domande risponde il gestionale, con i dati della struttura, a qualsiasi ora in cui il concierge è attivo. L'ospite non installa nulla: scrive al numero WhatsApp di Hotellia, e ogni messaggio porta il nome della tua struttura.
Il concierge non è una chat libera che improvvisa. Propone un menu, «Come possiamo aiutarti?», con le funzioni che hai acceso tu: informazioni rapide, prenotazione del tavolo, menù del ristorante, servizi e SPA, segnalazioni in camera, conto, late check-out, transfer. Ogni passaggio è fatto di pulsanti e liste, e alla fine c'è sempre un riepilogo da confermare. Per le domande libere puoi accendere l'AI, che risponde solo con i dati della struttura e, se non è sicura, passa la domanda alla reception.
Il concierge risponde agli ospiti con un soggiorno in corso; se vuoi, anche a quelli in arrivo, per pre check-in e orario di arrivo. Dopo il check-in può mandare un messaggio di benvenuto che invita a scrivere. Le azioni con un addebito, come un servizio della SPA o il conto, richiedono che l'ospite sia riconosciuto: numero collegato al soggiorno oppure cognome e camera. La reception vede tutto nella posta Messaggi, può mettere in pausa il concierge su una conversazione e rispondere di persona.
Perché sceglierlo
Cosa cambierà dal primo giorno.
Il chatbot dell'albergo su WhatsApp: informazioni, tavoli, SPA, segnalazioni e conto, durante il soggiorno
Risposte subito
Orari, Wi-Fi, colazione, parcheggio, animali, meteo, cosa vedere e come arrivare: l'ospite ha la risposta in pochi secondi, senza telefonare alla reception.
Prenotazioni in chat
Tavolo al ristorante, trattamenti della SPA, transfer: l'ospite sceglie giorno e orario con i pulsanti e conferma. La prenotazione arriva nel modulo giusto.
Segnalazioni con foto
Un guasto in camera diventa un intervento di manutenzione con la foto; una richiesta di pulizia o di asciugamani va all'housekeeping.
Conto e late check-out
L'ospite vede il riepilogo del conto e chiede il link di pagamento; chiede il late check-out e la reception accetta o rifiuta dalla posta.
La reception resta al comando
Ogni conversazione è nella posta Messaggi. Metti in pausa il concierge quando vuoi rispondere tu; oltre il limite di messaggi al giorno passa da solo alla reception.
Canale ufficiale
I messaggi passano dalla piattaforma ufficiale WhatsApp Business, con un numero unico di Hotellia e il nome della struttura in ogni messaggio.
Passo per passo
Dall'apertura del modulo al lavoro fatto.
Accendi le funzioni che vuoi
Nella posta Messaggi scegli cosa fa il concierge: informazioni, tavolo, menù, SPA, segnalazioni, conto, late check-out, transfer, domande libere con l'AI. Imposti orari e messaggio di benvenuto.
L'ospite scrive su WhatsApp
Dopo il check-in riceve il benvenuto, oppure scrive lui «Ciao». Il concierge propone il menu e lo guida con pulsanti e liste fino al riepilogo da confermare.
Il lavoro arriva al posto giusto
Il tavolo compare tra le prenotazioni del ristorante, il massaggio nell'agenda della SPA con l'addebito in camera, il guasto tra gli interventi di manutenzione. La reception vede tutto nella posta.
Funzionalità
Tutto quello che farà il modulo Messaggi & WhatsApp.
Il modulo è in arrivo: ecco cosa farà quando sarà disponibile, dentro lo stesso gestionale che usi per prenotazioni e planner.
Informazioni rapide
Wi-Fi, orari di colazione, check-in e check-out, parcheggio, animali, meteo, cosa vedere e come arrivare, presi dai dati della struttura.
Prenotazione del tavolo
Giorno, orario, coperti e nome, con gli orari che imposti tu. Con la conferma automatica il tavolo è subito prenotato; altrimenti la sala conferma e l'ospite riceve la risposta in chat. Serve il modulo Ristorante & Bar.
Menù del ristorante
I menù che prepari per il totem, con piatti, prezzi, allergeni e foto, consultabili in chat.
Servizi & SPA con addebito in camera
I servizi prenotabili online, negli orari davvero liberi, con l'importo sul conto della camera per l'ospite in casa. Serve il modulo Servizi & SPA.
Segnala qualcosa in camera
Un guasto con la foto diventa un intervento di manutenzione; pulizia e rifornimenti diventano una richiesta all'housekeeping. Le segnalazioni urgenti sono accettate anche fuori orario.
Conto del soggiorno
Il riepilogo del conto in chat e la richiesta del link di pagamento.
Late check-out
L'ospite sceglie l'orario tra quelli che proponi; la reception accetta o rifiuta dalla posta, con un supplemento se vuoi.
Transfer e taxi
Una richiesta alla reception, oppure la prenotazione del servizio Transfer se lo hai nel catalogo di Servizi & SPA.
Benvenuto dopo il check-in
Una sola volta per prenotazione, dopo il check-in in reception, al front desk o al totem, un messaggio invita l'ospite a scrivere al concierge.
Domande libere con l'AI (facoltativo)
Se lo accendi, l'AI risponde alle domande libere usando solo i dati della struttura; se non è sicura passa la domanda alla reception invece di inventare.
Orari, limiti e pausa
Orario del concierge, risposta fuori orario, limite di messaggi per conversazione al giorno e pausa sulla singola conversazione quando risponde un operatore.
Situazioni reali
Quando il modulo Messaggi & WhatsApp ti salverà la giornata.
La colazione e un tavolo per stasera
Alle otto un ospite chiede a che ora è la colazione. Il concierge risponde con l'orario e gli propone il menu; lui tocca Prenota un tavolo, sceglie stasera alle 20 per due e conferma. In sala il tavolo è già in lista.
La doccia che perde
Un ospite manda la foto della doccia che perde. Il concierge apre un intervento di manutenzione con la foto e la camera, e l'ospite riceve la conferma che la richiesta è arrivata.
Un massaggio prima di cena
Un ospite chiede un massaggio per il pomeriggio. Il concierge mostra solo gli orari in cui cabina e operatore sono liberi; l'ospite sceglie, conferma, e l'importo va sul conto della camera.
Collegamenti
Parlerà con il resto di Hotellia.
I dati passeranno da un modulo all'altro da soli: niente doppio inserimento, niente fogli da ricopiare.
Prezzo · In arrivo
19 € al mese, tutto dichiarato.
Il modulo Messaggi & WhatsApp sarà un modulo extra del gestionale: lo attiverai quando vuoi, sopra il canone di Hotellia. Oggi non è ancora acquistabile.
Prezzi IVA esclusa. Tutti i prezzi →
Domande frequenti
Quello che ci chiedono più spesso.
Non trovi la risposta? Scrivici a ufficiotecnico@ingenia.cloud.
Quando si potrà attivare e quanto costerà?
Serve un numero WhatsApp dell'hotel?
A chi risponde il concierge?
Il concierge può inventare risposte?
Come fa a sapere chi è l'ospite?
La reception può intervenire?
È diverso dal chatbot sul sito?
Il gestionale è già pronto. Il modulo Messaggi & WhatsApp è in arrivo.
Prova Hotellia 7 giorni gratis con prenotazioni, planner e prezzi, e iscriviti alla lista d'attesa: ti avvisiamo appena il modulo Messaggi & WhatsApp è disponibile.