Guida completa alla gestione prenotazioni e camere con Hotellia

Gestire le prenotazioni di un hotel sembra semplice finché i numeri rimangono piccoli. Ma quando le camere superano la ventina, i canali di prevendita si moltiplicano (sito diretto, OTA, booking telefonico, accordi aziendali) e il team cresce, la complessità aumenta esponenzialmente. Il modulo Prenotazioni di Hotellia è stato progettato per strutture che vogliono crescere senza perdere il controllo.

In questa guida esploriamo tutte le funzionalità del modulo, dalla configurazione del catalogo camere fino alla gestione post-soggiorno, per aiutarti a sfruttarlo al massimo nella tua operatività quotidiana.

Il catalogo camere: CRUD completo con galleria foto

Tutto parte dalla corretta configurazione delle camere. Il modulo Prenotazioni di Hotellia permette di creare e gestire ogni camera con un set completo di informazioni:

• Tipologia e nome: camera standard, superior, suite, junior suite — ogni denominazione è personalizzabile secondo la nomenclatura interna della struttura.
• Caratteristiche: capienza massima adulti e bambini, dotazioni (balcone, vista mare, vasca idromassaggio), piano, metratura.
• Galleria foto: upload diretto di immagini per ogni camera, con possibilità di ordinare le foto e impostare l'immagine principale. Le stesse foto vengono utilizzate nel motore di prenotazione pubblico.
• Note interne: campo libero per annotazioni operative visibili solo allo staff (camera con finestra rumorosa, letto extra su richiesta).

Lista prenotazioni con filtri avanzati

La lista prenotazioni è il pannello operativo del modulo. Da qui è possibile visualizzare tutte le prenotazioni con filtri multipli combinabili:

• Periodo di soggiorno (check-in, check-out o data corrente)
• Stato (confermata, in attesa, cancellata, no-show)
• Tipologia camera
• Canale di prenotazione
• Nome ospite o numero di prenotazione

La lista è esportabile in formato CSV per analisi esterne o comunicazioni con sistemi di contabilità.

Dettaglio prenotazione: ospiti multipli e documenti identità

Il dettaglio di ogni prenotazione mostra tutte le informazioni rilevanti in un'unica schermata. Una delle funzionalità più apprezzate dalle strutture con clientela internazionale è la gestione degli ospiti multipli: ogni prenotazione può avere un ospite principale e uno o più ospiti aggiuntivi, ciascuno con il proprio profilo anagrafico completo.

Per ogni ospite è possibile fare l'upload del documento di identità: carta d'identità, passaporto, permesso di soggiorno. I documenti vengono conservati in modo sicuro nel profilo ospite, permettendo di soddisfare gli obblighi di registrazione alla Questura senza dover riprocessare le scansioni a ogni arrivo per gli ospiti ricorrenti.

Il calcolatore prezzi on-the-fly

Una delle funzionalità più potenti del modulo è il calcolatore prezzi in tempo reale. Quando si apre una nuova prenotazione o si modifica quella esistente, il sistema calcola automaticamente il prezzo totale applicando:

• Tariffe stagionali configurate nel modulo Revenue Management
• Supplementi per occupanti aggiuntivi o bambini
• Trattamenti inclusi (solo pernottamento, colazione inclusa, mezza pensione)
• Sconti applicabili (early bird, last-minute, tariffe aziendali)
• Tassa di soggiorno calcolata per notti e numero di adulti

Il prezzo finale viene mostrato prima della conferma, con la possibilità di applicare un override manuale motivato (utile per ospiti VIP, compensazioni o accordi commerciali speciali).

Comunicazioni automatiche: conferma, pre-checkin e richiesta recensione

Il modulo Prenotazioni gestisce l'intero ciclo di comunicazione con l'ospite attraverso template email personalizzabili con il brand dell'hotel:

• Email di conferma: inviata automaticamente dopo la creazione della prenotazione, con riepilogo del soggiorno, politiche di cancellazione e informazioni sull'hotel.
• Email di pre-checkin: inviata automaticamente X giorni prima dell'arrivo (configurabile), con link al wizard di pre-checkin online per raccogliere dati e documenti in anticipo.
• Reinvio manuale: in qualsiasi momento è possibile reinviare sia la conferma che il link di pre-checkin, utile quando l'ospite dichiara di non aver ricevuto le comunicazioni.
• Richiesta recensione post-soggiorno: email automatica inviata X giorni dopo il checkout, con link ai principali portali di recensione (TripAdvisor, Google, Booking).

Multi-workspace: gestire più strutture in un click

Per i gestori di più strutture ricettive (gruppi alberghieri, catene, proprietà multiple), Hotellia offre la funzionalità multi-workspace: con un singolo account è possibile passare da una struttura all'altra in un click, mantenendo dati, tariffe e configurazioni completamente separate. Ogni struttura ha il proprio catalogo camere, le proprie prenotazioni e i propri utenti, ma la gestione centralizzata permette di avere una visione d'insieme immediata.

Conclusione

Un modulo Prenotazioni ben configurato è la spina dorsale di qualsiasi gestionale alberghiero. Dalla corretta definizione del catalogo camere fino alle comunicazioni automatiche post-soggiorno, ogni funzionalità contribuisce a ridurre il lavoro manuale, minimizzare gli errori e migliorare l'esperienza dell'ospite lungo tutto il suo journey.

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